Vous déposez vos factures, vos contrats, vos courriers. Ils sont lus, rangés au bon endroit, et vous les retrouvez d’un mot. Pour les entreprises de moins de vingt personnes.
CHF12.90par utilisateur et par mois
Sans engagement de durée
Votre fiduciaire réclame une facture du mois de mars. Vous cherchez dans le classeur, dans la boîte mail, dans le dossier partagé. Vous finissez par la redemander au fournisseur.
Une facture est restée sous une pile, sur un bureau. Vous l’apprenez en recevant le rappel, avec les frais.
La même facture est payée deux fois : chacun croyait que l’autre ne l’avait pas fait, et personne n’avait de quoi vérifier.
Un PDF déposé depuis votre ordinateur, ou un e-mail transféré à l’adresse de votre entreprise. La pièce jointe devient un document, sans rien saisir. Le scan d’une pile entière, lui, se découpe en documents séparés, là où vous le dites.
La catégorie, l’expéditeur, le montant, l’échéance : tout vous est proposé. Vous confirmez, ou vous corrigez.
Un mot dans la recherche suffit. Et un écran dit ce que l’entreprise doit encore, et à quelle date.
Les premières fois, vous corrigez : ce fournisseur-là va dans cette catégorie, sous ce nom. Ensuite, ses courriers arrivent déjà rangés au bon endroit.
Rien n’est figé pour autant. Une seule correction de votre part défait l’habitude : le classement se tait, et attend que vos décisions concordent de nouveau avant de reproposer quoi que ce soit.
Et rien n’entre dans votre dossier sans vous. Ce qui est proposé reste une proposition tant qu’une personne ne l’a pas validé — le classement comme le rapprochement d’une facture avec sa commande.
Toutes les factures reçues, avec leur montant, leur échéance et leur état : à payer, en attente, payée. Un chiffre en tête dit ce qui est engagé et pas encore réglé.
La plus urgente est mise en avant, et l’alerte part avant l’échéance — pas après le rappel.
Une facture, son rappel et sa poursuite ne font qu’une ligne : c’est la même dette, elle n’est jamais comptée deux fois.
Et si vous tenez votre comptabilité dans Bexio, une facture validée y part avec son PDF, son fournisseur et son compte. Vous ne la retapez pas.
par utilisateur et par mois
MailRoom est gratuit à vie jusqu’au nombre de courriers offerts chaque mois : en dessous, vous ne payez rien, et cela ne s’arrête pas. L’offre payante ne sert qu’à ceux qui en reçoivent davantage.
Vous activez, vous désactivez, sans engagement de durée.
Sans engagement de durée
Vous lui ouvrez votre courrier en un geste, et vous choisissez ce qu’elle en fait : le consulter seulement, ou y déposer elle-même les pièces qu’elle reçoit pour vous. Au bouclement, elle prend ce dont elle a besoin sans vous écrire.
Et si vous êtes vous-même fiduciaire, c’est l’inverse : le courrier de tous vos clients arrive dans une seule boîte. Chaque pli porte l’étiquette de son client — proposée à la lecture, confirmée par vous — et part dans l’espace de ce client au moment où vous le validez.
Chaque client du cabinet reçoit sa propre adresse de dépôt. Ce qui y arrive porte son étiquette d’office, sans que personne n’ait à la choisir.
Chacun de vos collaborateurs ne voit que les clients dont il s’occupe. Et un document déposé chez le mauvais client se retire, des deux côtés.
Son accès ne vous coûte rien : elle entre depuis son propre espace, avec un mandat que vous accordez et que vous retirez quand vous voulez.
D’autres modules couvrent le reste de votre quotidien administratif : les abonnements, les devis, les notes de frais, les absences, les dossiers du personnel. Vous activez ce dont vous avez besoin, vous ne payez que cela.
Il n’y a pas de plan de classement à inventer : les catégories sont déjà là. Vous déposez votre premier document, vous voyez où il se range, et le reste du courrier suit à son rythme.
Quelques minutes. Il n’y a rien à construire avant de commencer : vous déposez un document, et son classement vous est proposé.
Non. Vous pouvez rester seul à traiter le courrier. Vous n’ajoutez vos collègues que si vous voulez qu’ils déposent, consultent ou paient à leur tour.
Oui, sans engagement de durée.
Oui. Votre entreprise reçoit une adresse de dépôt, que vous pouvez donner à vos fournisseurs. Ce qui y arrive entre dans votre boîte de réception, comme un dépôt. Un expéditeur inconnu attend votre feu vert avant d’entrer.
Un nombre de courriers vous est offert chaque mois — vous le lisez en haut de cette page, et l’application vous rappelle où vous en êtes. En dessous, vous ne payez rien, et cela ne s’arrête jamais. Au-delà, le dépôt suivant attend : soit le mois prochain, qui remet le compteur à zéro, soit l’offre payante.
Pour vous proposer un classement, oui : le document est lu par un service d’analyse qui ne le conserve pas. Si un courrier ne doit être lu par personne d’autre — un dossier du personnel, un certificat médical — une case au moment du dépôt le marque comme confidentiel : il n’est alors envoyé à aucune analyse, et vous le classez vous-même. Vos documents, eux, restent en Suisse, chez Infomaniak.
Factures par la poste, sur une adresse dédiée, dans les boîtes des employés : comment tout rassembler au même endroit, payer à temps et se protéger des fausses factures.
François Morand · · 5 min
Dix ans pour les factures et la comptabilité, avec quelques exceptions : les durées légales en Suisse, ce qu’on peut garder en numérique et comment s’organiser.
François Morand · · 7 minSwissPME couvre le reste de votre quotidien administratif. Vous activez ce dont vous avez besoin, vous ne payez que cela.
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