Combien de temps conserver ses factures en Suisse ?

En Suisse, une entreprise conserve ses factures pendant dix ans, comme le reste de sa comptabilité : les livres, les pièces comptables, le rapport de gestion et le rapport de révision. Le délai court à partir de la fin de l’exercice : les factures d’un exercice clos le 31 décembre 2025 se gardent jusqu’au 31 décembre 2035. C’est la règle de l’article 958f du Code des obligations.

Quelques documents obéissent à d’autres durées, et la forme compte autant que le délai : ce qu’on peut garder en numérique, ce qui doit rester sur papier signé, ce que la TVA ajoute. Voici les règles, texte par texte, puis la manière de s’organiser.

Quels documents faut-il garder dix ans ?

L’obligation vise les livres, les pièces comptables, le rapport de gestion et le rapport de révision (art. 958f al. 1 CO). Les livres, ce sont le grand livre et les livres auxiliaires, parmi lesquels la comptabilité des salaires et celle des débiteurs et des créanciers (art. 1 Olico).

Une pièce comptable, c’est « tout document écrit, établi sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, qui permet la vérification de la transaction » enregistrée (art. 957a al. 3 CO) : les factures de vos fournisseurs, les copies de celles que vous envoyez à vos clients, ou les justificatifs joints aux notes de frais de vos employés. Une facture reçue en PDF par e-mail est une pièce comptable au même titre qu’une facture papier.

Et si votre entreprise tient une comptabilité simplifiée ?

Les entreprises individuelles et les sociétés de personnes dont le chiffre d’affaires du dernier exercice est inférieur à 500 000 francs peuvent se contenter d’une comptabilité des recettes, des dépenses et du patrimoine (art. 957 al. 2 CO). Cela ne dispense pas de conserver : les indépendants doivent garder pendant dix ans leurs livres ou relevés et les pièces justificatives de leur activité (art. 126 al. 3 LIFD).

À partir de quand compter les dix ans ?

Le délai ne part pas de la date de la facture, mais de la fin de l’exercice. Une facture reçue en janvier 2025, dans un exercice qui se termine le 31 décembre 2025, se garde donc jusqu’à fin 2035 : près de onze ans après son arrivée.

Si votre entreprise est assujettie à la TVA — à partir de quand faut-il l’être ? —, la loi lui demande de garder ses livres, pièces justificatives et papiers d’affaires jusqu’à la prescription absolue de la créance fiscale (art. 70 al. 2 LTVA), soit dix ans à compter de la fin de la période fiscale (art. 42 al. 6 LTVA). Si votre exercice et votre période fiscale ne se terminent pas à la même date, retenez la plus tardive.

Peut-on scanner ses factures et jeter le papier ?

Oui, pour la plupart des documents, mais sous conditions. Le Code des obligations admet que les livres et les pièces comptables soient conservés sur support électronique, « pour autant que le lien avec les transactions et les autres faits sur lesquels ils portent soit garanti et que leur lecture reste possible en toutes circonstances » (art. 958f al. 3 CO). L’AFC décrit d’ailleurs une entreprise qui numérise les factures de ses fournisseurs dès leur réception, contrôle et documente leur traitement, les relie aux écritures comptables, puis détruit les originaux (Info TVA 16, ch. 1.4.1).

Deux documents font exception : il faut conserver un exemplaire imprimé et signé du rapport de gestion et du rapport de révision (art. 958f al. 2 CO).

Surtout, une archive électronique n’a la même force probante que le papier que si elle remplit toutes les exigences de l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico). Les principales :

• Intégrité : les documents ne peuvent pas être modifiés « sans que la modification soit apparente » (art. 3).
• Support : sur un support modifiable, comme un disque dur ou un SSD, il faut un procédé technique qui garantit l’intégrité (par exemple une signature électronique), une preuve infalsifiable du moment de l’enregistrement (par exemple un horodatage), et des procédures et journaux de connexion conservés (art. 9).
• Disponibilité : jusqu’à la fin du délai, les documents peuvent être consultés et vérifiés en tout temps, dans un délai raisonnable (art. 6).
• Organisation et accès : les documents archivés sont séparés des documents courants ou signalés comme tels, la responsabilité de l’archive est réglée par écrit, les accès sont protégés et enregistrés (art. 7 et 8).
• Contrôle : l’intégrité et la lisibilité sont vérifiées régulièrement, et chaque transfert vers un autre support fait l’objet d’un procès-verbal (art. 10).

TVA : le cas particulier des immeubles

Les documents nécessaires au calcul des prestations à soi-même ou du dégrèvement ultérieur de l’impôt sur les biens immobiliers doivent être conservés 20 ans (art. 70 al. 3 LTVA). L’AFC va plus loin : dans sa pratique, les documents comptables en rapport avec des biens immobiliers (factures des fournisseurs, contrats d’achat, décomptes TVA, contrats de location notamment) se conservent 26 ans, « en ce qui concerne d’éventuels changements d’affectation, contrôles, évaluations » (Info TVA 16, ch. 1.4.2).

Si votre entreprise est assujettie à la TVA et que des immeubles sont concernés, le plus prudent est de retenir la durée la plus longue, et d’en parler avec votre fiduciaire.

Et les documents du personnel ?

Les registres et pièces qu’impose la loi sur le travail (identité des travailleurs, durée du travail, pauses, jours de repos, notamment) se conservent au moins cinq ans à partir de l’expiration de leur validité (art. 73 al. 2 OLT 1). La comptabilité des salaires, elle, fait partie des livres de l’entreprise : dix ans, comme le reste. Les soldes de vacances, eux, obéissent à des règles propres : combien de jours accorder et comment calculer le solde.

À l’inverse, la loi sur la protection des données veut que les données personnelles soient « détruites ou anonymisées dès qu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement » (art. 6 al. 4 LPD). Une obligation légale de conservation justifie de les garder pendant le délai ; une fois celui-ci écoulé, et sans autre raison valable, elles doivent disparaître. Pour les dossiers du personnel, le Préposé fédéral à la protection des données le précise : après la fin des rapports de travail, ne restent que les données indispensables, comme celles qu’une obligation légale impose de conserver.

Que risque-t-on si on ne conserve pas ses documents ?

Ne pas conserver ses livres, lettres et télégrammes d’affaires, « intentionnellement ou par négligence », est puni d’une amende (art. 325 du Code pénal). La loi sur la TVA prévoit elle aussi une amende pour qui ne conserve pas dûment ses livres et pièces justificatives (art. 98 let. e LTVA). Et si le débiteur est déclaré en faillite, ou si un acte de défaut de biens est dressé contre lui, un défaut de conservation qui empêche d’établir sa situation est passible d’une peine privative de liberté de trois ans au plus ou d’une peine pécuniaire (art. 166 CP).

Comment s’organiser pour tenir dix ans

Quand j’ai repris moi-même l’administratif de notre entreprise, le pire était le courrier : des factures arrivaient sur les boîtes mail des employés, d’autres sur une adresse dédiée, d’autres encore par la poste, sans aucune vue d’ensemble. Avant de conserver quoi que ce soit pendant dix ans, il faut d’abord tout rassembler (comment centraliser le courrier et les factures). Quelques habitudes simples :

1. Une seule entrée pour les factures : une adresse e-mail que vos fournisseurs connaissent, et un endroit unique où déposer celles qui arrivent par la poste.
2. Un classement par exercice : c’est la fin de l’exercice qui fait courir le délai, pas la date de la facture.
3. La date de fin notée : fin de l’exercice plus dix ans, vingt ou vingt-six pour les documents TVA liés à un immeuble.
4. Le papier gardé tant que votre archive électronique ne remplit pas les conditions de l’Olico.
5. Un contrôle régulier : l’Olico demande de vérifier que les documents restent intacts et lisibles.
6. Un accord avec votre fiduciaire sur ce que chacun conserve, et sous quelle forme — à régler, idéalement, avant le bouclement.

Ce que MailRoom fait, et ce qu’il ne fait pas

C’est ce problème qui nous a fait construire MailRoom : rassembler le courrier de l’entreprise au même endroit. Vos factures y sont déposées ou transférées par e-mail ; leurs informations utiles (fournisseur, montant, échéance) sont relevées pour vous, puis validées par vous, et vous retrouvez un document par une simple recherche. Chaque document se télécharge, garde l’historique des actions faites dessus et reste hébergé en Suisse.

MailRoom n’apporte pas, en revanche, les garanties techniques que l’Olico exige d’une archive sur support modifiable, comme une signature électronique ou un horodatage. Il vous aide à rassembler et à retrouver vos factures ; si vous souhaitez détruire vos originaux papier, voyez d’abord avec votre fiduciaire comment remplir ces conditions.