Kontera ou MailRoom : lequel choisir pour les factures d’une PME suisse ?

Une précaution d’abord, parce qu’elle compte : cet article est écrit par l’éditeur de MailRoom. Nous avons donc un intérêt dans la réponse. Pour que vous puissiez nous faire confiance quand même, tout ce que nous disons de Kontera vient de ses propres pages, lues le 24 octobre 2026 et citées en lien, et nous commençons par ce que Kontera fait mieux que nous.

La réponse courte : Kontera est un outil de pré-comptabilité, pensé pour transformer des justificatifs, des relevés de carte et des transactions bancaires en écritures, dans plusieurs logiciels comptables. MailRoom est un outil de courrier, pensé pour que tout ce qui arrive dans l’entreprise, factures comprises, soit lu, rangé, confié à quelqu’un et retrouvé, avec un envoi des factures dans bexio. Si votre besoin est la comptabilité, regardez Kontera. Si votre besoin est le courrier, MailRoom est fait pour ça.

Ce que Kontera fait mieux que MailRoom

Disons-le sans détour, il y a plusieurs domaines où Kontera va plus loin, et où MailRoom ne vous servira pas.

• Le rapprochement bancaire. Kontera importe vos transactions par connexion bancaire ou par fichier CAMT.053, lit les relevés de carte de crédit, et prend en charge Revolut Business, Wise et Stripe. Il retrouve le justificatif qui correspond à chaque transaction (Kontera). MailRoom ne fait rien de tout cela.
• Plusieurs logiciels comptables. En plus de bexio, Kontera exporte vers Abacus, Topal, Infoniqa One 50 et Banana, et propose un export CSV ou JSON pour les autres. MailRoom n’est relié qu’à bexio.
• L’imputation automatique. Kontera propose des imputations personnalisées et peut comptabiliser des transactions tout seul, selon des règles que vous définissez. MailRoom propose un compte, mais une personne valide toujours.
• WhatsApp et les doublons. Kontera reçoit les justificatifs par WhatsApp et signale un justificatif déposé deux fois. MailRoom n’a pas de WhatsApp, et ne reconnaît pas un même fichier déposé deux fois : il rattache seulement un rappel à sa facture.
• Une intégration bexio de l’intérieur. Kontera est « une marque de bexio AG » (mentions légales). Il récupère aussi les pièces de la boîte de réception de bexio, et crée des factures fournisseurs avec le PDF joint (Kontera pour bexio).

Si votre problème est de comptabiliser vite des notes de frais, des tickets de carte et des transactions, et que votre fiduciaire travaille dans Abacus ou Topal, Kontera est le meilleur choix des deux. Nous préférons vous le dire.

Ce que MailRoom fait, et dont Kontera ne parle pas

MailRoom part d’un autre problème : le courrier d’une PME n’est pas fait que de factures. Contrats, lettres de l’administration, avis d’assurance, commandes, courriers de clients : tout arrive au même endroit, et tout doit pouvoir être retrouvé.

• Tout le courrier, pas seulement la comptabilité. Chaque document est lu, un classement vous est proposé, et vous le retrouvez des mois plus tard d’un seul mot.
• Confier un document à quelqu’un, avec une date, et suivre ce qu’il en fait : une tâche apparaît chez la personne.
• Ce que l’entreprise doit encore payer, sur un seul écran, avec une alerte avant l’échéance. La facture, son rappel et sa poursuite ne font qu’une ligne.
• Les liens avec le reste de SwissPME : une facture se rattache à son bon de commande ou à l’abonnement qu’elle paie, et les notes de frais acceptées y arrivent comme pièces à payer.
• Votre fiduciaire accède à votre courrier par un mandat que vous lui accordez, et vous choisissez ce qu’elle voit.
• Une offre gratuite à vie, limitée à un nombre de pages par mois : en dessous, vous ne payez rien, et cela ne s’arrête pas.

Côté comptabilité, MailRoom fait l’essentiel pour les utilisateurs de bexio : une facture validée part dans bexio avec son PDF, son fournisseur et son compte. Le détail est dans notre article sur les factures fournisseurs dans bexio.

Le prix : deux logiques différentes

Les deux tarifs ne se comparent pas ligne à ligne, parce qu’ils ne comptent pas la même chose. Kontera facture au volume : un forfait mensuel qui comprend un nombre d’écritures, puis un prix par écriture supplémentaire, avec un nombre d’utilisateurs illimité. Au 24 octobre 2026, la première formule pour PME coûte 14 francs par mois pour 20 écritures, et Kontera ne propose que des abonnements mensuels, avec un essai gratuit de 14 jours (tarifs de Kontera).

MailRoom facture par utilisateur, avec une offre gratuite à vie qui couvre un nombre de pages chaque mois. Le prix et ce nombre sont sur la page de MailRoom. En pratique : une équipe nombreuse qui traite beaucoup de pièces comptables profite du forfait de Kontera, sans payer par personne ; une entreprise où une ou deux personnes traitent un courrier varié et peu volumineux peut rester dans l’offre gratuite de MailRoom.

Les deux ensemble ?

C’est possible, et parfois logique : MailRoom pour recevoir, ranger et confier tout le courrier, Kontera pour la pré-comptabilité des transactions et des cartes. Mais pour une petite entreprise, deux outils, c’est deux abonnements et deux endroits où chercher. Choisissez d’abord celui qui règle votre vrai problème.

Une dernière chose, puisque nous comparons un concurrent : si une information sur Kontera vous paraît inexacte ou dépassée, écrivez-nous et nous la corrigerons. La loi l’exige d’ailleurs : une comparaison ne doit être ni inexacte, ni fallacieuse (art. 3 al. 1 let. e LCD). Et c’est la seule façon pour qu’un comparatif vous serve.