Logiciel de bons de commande pour PME suisses : sachez ce qui a été commandé avant de recevoir la facture
Sachez ce qui a été commandé avant de recevoir la facture
Vos collaborateurs créent une demande d’achat, vous validez le bon de commande, puis la commande peut partir chez le fournisseur. Quand la facture arrive dans MailRoom, SwissPME aide à retrouver la commande correspondante.
Votre premier bon de commande aujourd’hui
Aucune configuration compliquée. Vous créez la prochaine commande fournisseur directement dans SwissPME.
Vos fournisseurs ne changent rien
Vous continuez à commander comme aujourd’hui, par e-mail, téléphone ou portail fournisseur. Le bon de commande reste votre trace interne.
SWISSPME PROPULSÉ PAR
La facture arrive, mais personne ne sait vraiment ce qui avait été commandé
- SURPRISE
Une facture fournisseur arrive pour un achat que vous n’avez pas vu passer. Quelqu’un a commandé, mais il n’existe pas de trace claire de la validation.
- PAS LE MÊME PRIX
Le montant facturé ne correspond pas à ce qui avait été annoncé. Sans bon de commande, il devient difficile de vérifier ce qui avait été accepté.
- OÙ EN EST LA COMMANDE ?
Vous ne savez plus ce qui a été commandé, facturé ou encore en attente. Les informations sont dans les e-mails, les discussions et les fichiers de chacun.
En trois étapes
Votre collaborateur prépare la commande
Il indique le fournisseur, le montant, ce qui doit être commandé et ajoute si besoin le devis ou les informations utiles.
Vous validez avant que l’argent soit engagé
Vous voyez la demande, le montant et le fournisseur avant que la commande parte. Une fois validée, vous commandez comme d’habitude.
La facture retrouve sa commande dans MailRoom
Quand la facture fournisseur arrive dans MailRoom, l’IA lit le document, repère le numéro de commande qui y figure et propose le bon de commande correspondant. Vous pouvez alors comparer la commande et la facture.
Acheté pour un client, refacturé dans Bexio.
Un achat fait pour un client lui est imputé dès la demande, et vous dites ce qu’il devient : à refacturer — au prix payé ou à votre prix de vente, la marge sous les yeux —, inclus dans l’offre initiale, ou prestation interne. Si l’achat est à refacturer, le valideur crée l’offre dans Bexio d’un clic, et la validation attend qu’elle existe.
La refacturation se décide dès la demande, pas des semaines plus tard en relisant les factures du mois.
- Validation avant engagement
- Devis du fournisseur joint au bon
- Refacturation en un clic dans Bexio
- Engagé, en tout et par personne
- Commandé et facturé côte à côte
Le bon de commande ne disparaît plus au moment où la facture arrive
Un bon de commande sert à savoir ce qui a été validé avant l’achat. Mais dans beaucoup d’entreprises, la facture arrive plus tard, dans un autre outil, dans une boîte mail ou par courrier.
Avec SwissPME, le bon de commande et la facture peuvent se rejoindre. Quand la facture fournisseur arrive dans MailRoom, l’IA analyse le document, repère le numéro de commande qui y figure et propose la commande correspondante. Vous voyez alors ce qui avait été commandé et ce qui est facturé.
C’est ce lien qui rend le contrôle utile : vous ne cherchez plus dans les e-mails, vous comparez les bons documents au même endroit.
Fait pour les petites équipes
Pas un logiciel d’achats de grand groupe. Votre collaborateur fait sa demande, son chef d’équipe ou vous la validez, et il est prévenu dès que c’est fait.
Votre prochaine commande suffit
Il n’y a rien à préparer. Vous créez votre prochain bon de commande dans SwissPME, puis vos fournisseurs et vos habitudes d’achat se structurent au fil de l’utilisation.
Plus de 200 entreprises en Suisse romande utilisent SwissPME.
Né dans une PME romande
SwissPME est né dans une entreprise de dix-sept personnes, confrontée au même problème : des courriers dispersés et trop de temps consacré à l'administratif.
Chaque facture fournisseur rattachée devient plus facile à comprendre
- Au moment du bouclement, une facture rattachée à son bon de commande est beaucoup plus claire. Votre fiduciaire peut voir à quoi correspond la dépense, qui l’a demandée et quel montant avait été validé.
- Vous réduisez les questions, les recherches dans les e-mails et les allers-retours pour expliquer une facture fournisseur.
- Son accès ne vous coûte rien : elle entre depuis son propre espace, avec un mandat que vous accordez et que vous retirez quand vous voulez.
Bons de commande
Sans carte de crédit, sans engagement. Vous arrêtez quand vous voulez.
Sans engagement · Sans carte de crédit
Les bons de commande font partie de SwissPME
SwissPME relie vos achats, vos factures et vos documents administratifs. Les bons de commande structurent l’achat avant la dépense. MailRoom récupère ensuite les factures fournisseurs et aide à les rattacher aux bonnes commandes.
MailRoom
Le courrier centralisé pour les PME suisses : factures, contrats et assurances, lus et classés par l’IA.
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Découvrir →Questions fréquentes
Non. Le bon de commande est une trace interne pour votre entreprise. Vous continuez à commander auprès de vos fournisseurs comme aujourd’hui.
Non. Vous pouvez créer et valider des bons de commande sans MailRoom. En revanche, le lien avec les factures fournisseurs se fait dans MailRoom lorsque la facture arrive.
Quand une facture arrive dans MailRoom, l’IA analyse le document et peut proposer le bon de commande correspondant. Vous gardez le contrôle et validez le rattachement.
Vous voyez le montant commandé et le montant facturé côte à côte. Vous pouvez alors vérifier l’écart avec le fournisseur ou avec la personne qui a passé la commande.
Non. Vous équipez uniquement les personnes qui créent, suivent ou valident des commandes.
Ce que vous pouvez faire
Du besoin à la facture : votre collaborateur décrit l’achat, la bonne personne le valide, la facture reçue est rattachée à son bon — et l’année suivante, vous retrouvez le tout en quelques secondes.
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La prochaine facture fournisseur ne doit plus être une surprise
Créez vos bons de commande avant l’achat, validez les dépenses importantes et retrouvez la facture correspondante dans MailRoom lorsqu’elle arrive. Vous savez ce qui a été commandé, par qui, pour quel montant, et vous contrôlez mieux vos achats fournisseurs.