Fausse facture du registre du commerce : la reconnaître, et quoi faire

Vous venez d’inscrire votre entreprise au registre du commerce. Quelques jours plus tard, une enveloppe arrive : une facture de quelques centaines de francs pour une inscription dans un « registre des entreprises », avec votre raison sociale correctement orthographiée, un délai de paiement court, et l’allure d’un document officiel.

Dans l’immense majorité des cas, vous ne devez rien. Une seule inscription est obligatoire, celle au registre du commerce de votre canton, et vous l’avez déjà payée. Tout le reste est de la publicité privée. Mieux : envoyer une facture pour une inscription dans un répertoire sans en avoir reçu le mandat est expressément déloyal au sens de la loi contre la concurrence déloyale (art. 3 al. 1 let. q LCD).

Reste à être sûr de ce qu’on a sur son bureau, et à savoir quoi faire — surtout si l’on a déjà signé, déjà payé, ou si un rappel commence à parler de poursuites. Voici la marche à suivre, étape par étape.

Pourquoi votre adresse est arrivée chez eux

Il n’y a eu ni fuite, ni piratage, ni fichier revendu. C’est la loi qui publie votre inscription, et c’est tant mieux : la transparence du registre est ce qui permet à vos clients de vérifier qui vous êtes. Les expéditeurs de ces factures se servent simplement à la source.

Le Code des obligations est explicite : « Le registre du commerce est public » (art. 936 CO), et les inscriptions « sont publiées par voie électronique dans la Feuille officielle suisse du commerce » (art. 936a CO). La Confédération doit en outre faire en sorte que ces données « puissent gratuitement faire l’objet d’interrogations spécifiques sur Internet » (art. 928b al. 2 CO) — c’est l’index Zefix, consultable « au moyen de la plateforme Internet Zefix ou d’une interface technique » (art. 14 ORC).

Une interface technique, cela veut dire : récupérable automatiquement, en masse, par n’importe qui. D’où la mécanique, que le SECO décrit sans détour — ces envois visent surtout les nouveaux chefs d’entreprise, « souvent juste après une publication dans la Feuille officielle suisse du commerce » (SECO). Votre inscription paraît à la FOSC, et la lettre part dans la foulée.

Une consolation : tout n’est pas public. Le Code des obligations réserve une exception, à la dernière phrase de l’art. 936 al. 1 — « Le numéro AVS n’est pas public ».

Ce que coûte vraiment une inscription officielle

C’est le test le plus rapide. Les émoluments du registre du commerce sont fixés par une ordonnance fédérale, l’ordonnance sur les émoluments en matière de registre du commerce (OEmol-RC). Ils sont donc les mêmes dans tous les cantons, et ils sont modestes.

Autrement dit : si l’on vous réclame 600 ou 900 francs pour « figurer au registre », le montant seul vous renseigne. Et un extrait attesté conforme ne coûte pas davantage — l’annexe prévoit une fourchette de 10 à 120 francs, calculée en fonction du temps consacré, et non un forfait. Consulter les inscriptions en ligne, de son côté, est gratuit.

Surtout, l’émolument officiel se paie une fois, au moment de l’inscription, auprès de l’office de votre canton. Vous ne recevez pas, des semaines plus tard, une seconde facture pour la même chose.

Les signes qui ne trompent pas

Pris isolément, aucun de ces signes ne prouve rien. Réunis, ils ne laissent guère de doute.

• Un formulaire à signer et à renvoyer, souvent présenté comme une simple « correction » de vos coordonnées. C’est le piège principal : en le renvoyant signé, vous concluez un contrat payant.
• Le mot « privé » est introuvable, ou noyé en petits caractères. La loi exige pourtant qu’il figure en grands caractères (voir plus bas).
• L’émetteur n’est pas l’office de votre canton : une raison sociale proche, une case postale, parfois une adresse à l’étranger.
• L’IBAN ne correspond pas à celui sur lequel vous avez réglé votre inscription. Comparez-les : c’est l’élément le plus difficile à maquiller.
• Un délai de paiement très court, et un ton pressant.
• Beaucoup de texte en petits caractères, au dos ou en bas de page, qui contient la durée du contrat et le prix total.
• Le courrier arrive après coup, dans les jours ou les semaines qui suivent la publication de votre inscription — alors que vous avez déjà tout réglé.

Ce que dit la loi, exactement

Deux dispositions de la loi contre la concurrence déloyale visent ces envois, et il est utile de savoir laquelle fait quoi. La première est la plus directe. Agit de façon déloyale celui qui « envoie des factures pour une inscription dans des répertoires de toute nature ou la publication d’annonces sans en avoir reçu le mandat » (art. 3 al. 1 let. q LCD). Sans mandat : c’est-à-dire sans que vous ayez rien demandé.

La seconde encadre la publicité et l’offre elles-mêmes. Celui qui démarche pour une inscription dans un répertoire doit mentionner quatre choses « en grands caractères, à un endroit bien visible et dans un langage compréhensible » (art. 3 al. 1 let. p LCD) :

1. « le caractère onéreux et privé de l’offre »,
2. « la durée du contrat »,
3. « le prix total pour la durée du contrat »,
4. « la diffusion géographique, la forme, le tirage minimum et la date limite de la publication du répertoire ou de l’annonce ».

Ces quatre mentions sont cumulatives. Reprenez le courrier que vous avez reçu : si l’une d’elles manque, ou se cache en petits caractères, l’envoi est déjà contraire à la loi. S’y ajoute la règle générale qui interdit les « indications inexactes ou fallacieuses » sur soi-même ou sa raison de commerce (art. 3 al. 1 let. b LCD) — ce que fait un expéditeur qui se donne des airs d’office cantonal.

Côté sanctions, la concurrence déloyale intentionnelle est punie « d’une peine privative de liberté de trois ans au plus ou d’une peine pécuniaire », mais sur plainte seulement (art. 23 LCD). Et c’est un point à connaître : les clients « dont les intérêts économiques sont menacés ou lésés » peuvent agir (art. 10 LCD). L’entreprise qui reçoit la fausse facture a donc qualité pour porter plainte. La poursuite incombe aux cantons (art. 27 al. 1 LCD).

Vous n’avez rien signé : ne payez pas, et ne répondez pas

Le raisonnement tient en une phrase : sans contrat, pas de dette. Or « le contrat est parfait lorsque les parties ont, réciproquement et d’une manière concordante, manifesté leur volonté » (art. 1 CO). Une facture qui tombe dans votre boîte n’est pas votre volonté. Le Code précise même que « l’envoi de tarifs, de prix courants, etc., ne constitue pas une offre de contracter » (art. 7 al. 2 CO).

Le réflexe à éviter, c’est de payer pour avoir la paix. Le SECO est formel sur ce point : le paiement vaut conclusion du contrat. Une facture de 600 francs réglée sans y penser peut donc devenir un abonnement, avec une reconduction et des factures les années suivantes.

Si l’envoi contient aussi un annuaire imprimé ou un objet, une règle supplémentaire vous protège : « L’envoi d’une chose non commandée n’est pas considéré comme une offre » et « le destinataire n’est pas tenu de renvoyer la chose ni de la conserver » (art. 6a CO). Vous n’avez ni à le retourner, ni à le garder, ni à le payer.

Vous avez signé ou payé : contester, et le délai d’un an

Rien n’est perdu. Un contrat signé parce qu’on a été trompé n’oblige pas. Le Code des obligations prévoit deux voies, et elles se cumulent dans une même lettre.

L’erreur essentielle d’abord : « Le contrat n’oblige pas celle des parties qui, au moment de le conclure, était dans une erreur essentielle » (art. 23 CO). L’erreur est essentielle, notamment, « lorsque la partie qui se prévaut de son erreur entendait faire un contrat autre que celui auquel elle a déclaré consentir » (art. 24 CO) — c’est exactement le cas de qui croyait corriger son adresse auprès d’un office officiel.

Le dol ensuite, c’est-à-dire la tromperie : « La partie induite à contracter par le dol de l’autre n’est pas obligée, même si son erreur n’est pas essentielle » (art. 28 CO).

Attention au délai, qui surprend souvent : vous avez un an pour déclarer à l’autre partie que vous ne maintenez pas le contrat, ou pour répéter ce que vous avez payé — et cette année court « dès que l’erreur ou le dol a été découvert », non depuis la signature (art. 31 CO). Une facture que vous découvrez aujourd’hui, pour un formulaire signé il y a deux ans, reste donc contestable.

En pratique, le SECO recommande de contester immédiatement et par lettre recommandée, en gardant une copie. Une seule contestation suffit : les factures et les rappels qui suivent n’appellent plus de réponse. Si un bureau d’encaissement entre en scène, envoyez-lui une copie de votre contestation (SECO).

Si un commandement de payer arrive : dix jours, et une signature

C’est l’étape où l’on panique, et c’est la plus simple. N’importe qui peut engager une poursuite en Suisse, sans prouver quoi que ce soit — c’est le revers d’un système que nous décrivons par ailleurs du côté du créancier, quand une facture reste impayée.

Pour bloquer la poursuite, il suffit de faire opposition. Le débiteur poursuivi « doit, verbalement ou par écrit, en faire la déclaration immédiate à celui qui lui remet le commandement de payer ou à l’office dans les dix jours à compter de la notification » (art. 74 LP). Et, point souvent ignoré : « Il n’est pas nécessaire de motiver l’opposition » (art. 75 LP). Vous n’avez pas à vous expliquer, pas à prouver, pas à écrire une lettre argumentée.

Demandez qu’on vous en donne acte : la loi prévoit que cela se fait gratuitement sur demande (art. 74 al. 3 LP). Une fois l’opposition formée, c’est à l’expéditeur d’aller devant un juge s’il veut aller plus loin — ce qu’un pseudo-annuaire ne fait presque jamais. Le seul vrai risque, c’est de laisser passer les dix jours.

Où signaler, et ce que cela change

Le SECO tient une page sur ces pratiques et reçoit les signalements par un formulaire de réclamation. Il dit lui-même sa limite : il peut agir lorsque des intérêts collectifs sont menacés, mais « il ne peut toutefois pas intervenir pour des cas individuels » (SECO). Signaler ne réglera donc pas votre cas — mais c’est ce qui lui permet de démontrer l’atteinte collective, et d’agir. Le Portail PME de la Confédération rappelle de son côté que « seule l’inscription au registre officiel est obligatoire » (Portail PME).

Deux voies pénales existent, et elles ne fonctionnent pas pareil. La concurrence déloyale se poursuit sur plainte du lésé (art. 23 LCD) : sans plainte, rien ne se passe. L’escroquerie, elle, suppose que l’auteur « induit astucieusement en erreur une personne par des affirmations fallacieuses », dans un dessein d’enrichissement illégitime (art. 146 CP) ; elle se poursuit sans plainte, sauf entre proches. Savoir si un envoi donné franchit ce seuil n’appartient ni à nous ni à vous : c’est au juge d’en décider, cas par cas. En cas de doute, la police et le ministère public prennent la plainte.

À ne pas confondre avec la fraude à l’IBAN

Deux arnaques circulent par la poste et dans les boîtes mail, et on les mélange constamment. Elles n’appellent pourtant pas la même réaction.

La seconde est traitée en détail dans notre article sur la façon de centraliser le courrier de l’entreprise, avec les recommandations de l’Office fédéral de la cybersécurité. Retenez la règle qui vaut pour les deux : aucun paiement vers un nouvel IBAN sans l’avoir vérifié par un autre canal, au numéro de téléphone que vous connaissez déjà.

Ce que MailRoom change, et ce qu’il ne fait pas

Disons-le d’emblée, parce que le sujet s’y prête : MailRoom ne détecte aucune fraude. Il ne compare aucun IBAN à une liste noire, il ne signale pas une fausse facture, il ne déclenche aucune alerte. Ce qu’il apporte est plus modeste, et plus utile au quotidien : un seul endroit, et un regard humain avant chaque geste.

• Tout arrive au même endroit — un PDF déposé, un e-mail transféré à l’adresse de l’entreprise, une photo prise au téléphone. Une facture suspecte ne reste pas sur un bureau, où personne ne la voit passer.
• La catégorie, l’expéditeur, le montant et l’échéance vous sont proposés, puis vous confirmez ou vous corrigez. Rien n’est rangé sans qu’une personne l’ait validé.
• Le classement apprend de vos validations. Pour un expéditeur que vous avez déjà validé plusieurs fois, la fiche affiche « Classé comme les derniers courriers de… ». Un expéditeur inconnu n’a pas cette phrase : ce n’est pas une alerte, mais c’est une information.
• L’écran des factures dit ce qui reste à payer, et à quelle date. Une facture que personne ne reconnaît s’y voit d’autant mieux.
• Aucun mouvement d’argent. Même quand une facture validée part dans votre comptabilité Bexio, cela crée une proposition de paiement : l’argent ne bouge que lorsqu’une personne la transmet à sa banque.

Autrement dit, la protection n’est pas technique, elle est organisationnelle : le courrier cesse d’être éparpillé, chaque document porte son expéditeur et son montant, et une personne valide. C’est précisément ce qui manque quand une facture de 600 francs se règle « parce qu’elle avait l’air officielle ».

Si vos factures fournisseurs arrivent aujourd’hui par trois canaux différents, c’est le moment de les rassembler : voyez ce que fait MailRoom, ou commencez par la méthode, qui vaut sans aucun logiciel — centraliser le courrier de son entreprise.