Factures fournisseurs dans bexio : comment ne plus tout retaper

Vous tenez votre comptabilité dans bexio, et chaque mois revient la même corvée : reprendre les factures de vos fournisseurs, une à une, et en recopier le montant, la date, l’échéance et le compte. Une bonne partie de ce travail peut disparaître, et bexio en fait déjà une part lui-même.

Il y a trois façons de faire entrer une facture fournisseur dans bexio : la saisir à la main, laisser bexio la lire avec ses propres outils, ou la faire passer par un outil en amont qui la lit, la fait valider et l’envoie. Le bon choix dépend moins du logiciel que d’une question simple : par où arrivent vos factures, et combien chaque mois.

Ce qu’il faut garder d’une facture reçue

Avant de parler d’outils, le cadre. Une facture de fournisseur est une pièce comptable : « tout document écrit, établi sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, qui permet la vérification de la transaction » (art. 957a al. 3 CO). Elle se conserve dix ans (art. 958f CO), et le support électronique est admis, à certaines conditions détaillées dans notre article sur combien de temps conserver ses factures.

Si votre entreprise est assujettie à la TVA, la facture a un second rôle : c’est elle qui vous permet de déduire l’impôt préalable, à condition de prouver l’avoir réglé (art. 28 LTVA). Une facture égarée, ou saisie sans sa pièce jointe, est donc aussi de la TVA que vous ne récupérerez peut-être pas. Les règles d’assujettissement sont dans notre guide de la TVA.

Ce que bexio fait déjà, et c’est beaucoup

Commençons par rendre justice à l’outil que vous avez déjà. Dans bexio, on dépose une pièce dans la boîte de réception, puis on choisit « Nouvelle facture fournisseur » ; si la pièce contient une facture QR, ses détails sont extraits automatiquement (aide bexio). Et quand un fournisseur a déjà une facture enregistrée, la nouvelle reprend par défaut « le même compte comptable et le même taux d’imposition » que la plus récente.

Pour les autres pièces, bexio écrit lui-même la limite : « Actuellement, seules les factures QR peuvent être téléchargées et lues dans l’application web bexio. » Les autres justificatifs ne sont lus automatiquement que dans l’application mobile bexio Go, avec un nombre d’extractions par mois qui dépend de votre abonnement, illimité dans le pack le plus élevé ; au-delà, on saisit à la main. Les factures QR, elles, ne comptent pas dans ce quota (aide bexio sur Scan2Go).

La même page signale quelques cas qui résistent : les reçus très froissés, ceux qui portent plusieurs taux de TVA dans l’application mobile, et les factures de carte de crédit, qui ne sont pas lues automatiquement. Et si l’on joint la pièce après avoir créé la facture, les informations de paiement ne se remplissent plus d’elles-mêmes.

Conclusion honnête : si vos factures sont presque toutes des factures QR et qu’une seule personne les reçoit, les outils de bexio suffisent probablement. Vous n’avez besoin de rien d’autre.

Où la ressaisie revient quand même

Le temps perdu se loge rarement dans la saisie elle-même. Il se loge avant : dans le chemin que fait la facture jusqu’à bexio.

• Les factures arrivent par trois portes : la poste, une boîte e-mail générale, et la messagerie d’un employé qui a commandé quelque chose. Il faut d’abord les retrouver.
• Toutes ne sont pas des factures QR : un PDF sans code QR, déposé depuis l’ordinateur, se ressaisit dans l’application web.
• Le rappel arrive comme une nouvelle facture : même fournisseur, même montant, un autre document. Saisi tel quel, il compte la dette deux fois.
• Personne ne sait qui a validé : la facture a-t-elle été contrôlée avant d’entrer en comptabilité, et par qui ?

Un outil en amont sert précisément à cela : tout faire arriver au même endroit, faire lire chaque pièce, rattacher un rappel à sa facture, faire valider par une personne, et n’envoyer dans bexio que ce qui est prêt. La méthode, outil ou pas, est décrite dans notre guide pour centraliser le courrier et les factures.

Trois pièges à éviter, quel que soit l’outil

1. La même facture saisie deux fois : reçue par e-mail puis par la poste, ou suivie d’un rappel. Vérifiez le numéro de facture du fournisseur avant d’enregistrer. Un bon de commande numéroté, que le fournisseur reporte sur sa facture, rend la vérification immédiate : voyez notre modèle de bon de commande gratuit.
2. Le nouvel IBAN : une vraie facture dont les coordonnées de paiement ont changé est le scénario classique de la fraude. Ne payez jamais vers un nouveau compte sans l’avoir vérifié par téléphone, au numéro que vous connaissez déjà. Et méfiez-vous des fausses factures du registre du commerce, qu’on ne doit tout simplement pas payer.
3. Le taux de TVA deviné : un même fournisseur peut facturer à plusieurs taux. Le taux se lit sur la facture, il ne se déduit pas de qui l’envoie.

Ce que SwissPME fait, à côté de bexio

Le module MailRoom se place exactement à cet endroit : en amont de bexio, sans le remplacer. Votre comptabilité reste dans bexio.

• Tout arrive au même endroit : un PDF déposé, un e-mail transféré à l’adresse de l’entreprise, une photo prise au téléphone. Une facture sans code QR est lue comme les autres.
• Le fournisseur, le montant et l’échéance vous sont proposés, et une personne valide. Rien n’entre en comptabilité sans elle.
• Un rappel se rattache à sa facture : la facture, son rappel et sa poursuite ne font qu’une ligne, et la dette n’est pas comptée deux fois.
• Une fois validée, la facture part dans bexio avec son PDF, son fournisseur et son compte. Le compte suit votre choix, sinon l’habitude apprise pour ce fournisseur, sinon une proposition, sinon le défaut que vous avez réglé.
• Le taux de TVA n’est jamais deviné : il vient du défaut que vous avez fixé et se corrige facture par facture.
• Pas de facture créée deux fois : si un envoi reste sans réponse de bexio, MailRoom vérifie dans bexio avant de recommencer.

Ce qu’il ne fait pas : il ne tient aucune comptabilité, n’établit aucun décompte TVA et ne paie rien. Il faut un compte bexio pour l’envoi. Le prix et l’offre gratuite sont sur la page de MailRoom. Et si vous hésitez avec Kontera, l’outil de pré-comptabilité de bexio, nous les comparons franchement dans Kontera ou MailRoom.