Timbrage en entreprise : timbreuse, application ou feuille d’heures ?

En Suisse, enregistrer la durée du travail est obligatoire, mais aucun texte n’impose un outil. Ni timbreuse murale, ni badge, ni logiciel : une feuille d’heures tenue sérieusement est légale. Ce que la loi exige, c’est un contenu (les heures effectivement travaillées, les pauses d’une demi-heure et plus, les jours de repos), une conservation de cinq ans et la capacité de produire ce registre quand l’inspection du travail le demande (art. 46 LTr, art. 73 OLT 1).

Le choix de l’outil est donc un choix pratique, pas juridique, avec une exception : la timbreuse à empreinte digitale, qui fait entrer l’entreprise dans le régime des données sensibles. Voici ce que vaut chaque solution, ce que la loi interdit, et les questions à se poser avant de choisir. Le détail juridique de l’obligation est dans notre guide pour enregistrer la durée du travail.

Ce que la loi exige vraiment, et ce qu’elle n’exige pas

Le registre doit contenir la durée du travail quotidienne et hebdomadaire effective, heures supplémentaires comprises, les jours de repos accordés, et l’horaire des pauses d’une demi-heure et plus, ainsi que l’identité de la personne (art. 73 OLT 1). Il se conserve cinq ans au moins. C’est tout : la loi ne dit rien du support, et l’exigence d’écrit ne porte que sur les accords qui allègent l’enregistrement.

Ces allègements changent d’ailleurs le besoin d’outil. Dans une entreprise de moins de 50 travailleurs, un simple accord écrit permet, pour les collaborateurs qui fixent eux-mêmes une bonne part de leurs horaires, de n’enregistrer que la durée de chaque journée : sans heure d’arrivée ni de départ (art. 73b OLT 1). Pour eux, une timbreuse n’a guère de sens : il suffit de noter « 8 h 15 » le soir. Les conditions précises, et l’entretien annuel sur la charge de travail qu’exige cet accord, sont expliquées dans notre guide.

La timbreuse à empreinte digitale : un régime à part

C’est la solution qu’on vous vendra comme infalsifiable, et c’est la seule qui change votre situation juridique. Depuis la nouvelle loi sur la protection des données, « les données biométriques identifiant une personne physique de manière univoque » sont des données sensibles (art. 5 let. c ch. 4 LPD), au même titre que les données de santé.

Le Préposé fédéral à la protection des données s’est penché sur le cas précis de la saisie du temps par empreinte dans la restauration (rapport d’activités 2017/2018, § 1.7.4). Sa position à l’époque, toujours instructive : ces données « sont indissociables d’une personne et ne peuvent pas être simplement remplacées en cas de perte » ; leur stockage central sur un serveur est à proscrire, elles doivent être conservées « exclusivement sur un support local, par exemple un badge » ; et il paraît souhaitable de proposer une alternative aux collaborateurs qui ne veulent pas donner leurs empreintes.

Autrement dit : si vous tenez à la biométrie, demandez au fournisseur où sont stockées les empreintes. Si la réponse est « sur notre serveur », c’est précisément ce que le préposé déconseillait. Et pour la plupart des PME, un code personnel ou un badge règlent le même problème, le timbrage pour un collègue, sans donnée sensible.

Timbrer n’est pas surveiller

La limite est nette : « il est interdit d’utiliser des systèmes de surveillance ou de contrôle destinés à surveiller le comportement des travailleurs à leur poste de travail » (art. 26 OLT 3). Le timbrage est expressément du bon côté : le SECO range parmi ce qui n’est pas de la surveillance les badges électroniques servant à « enregistrer le temps passé dans l’entreprise » (commentaire de l’art. 26).

Le piège vient des applications qui en font plus que demandé. Une géolocalisation continue, un suivi de trajet, une capture d’écran basculent du côté interdit. Le préposé rappelait aussi qu’une localisation en temps réel « peut évoluer vers une surveillance du comportement », et que l’employeur doit s’abstenir de collecter des informations comme « l’itinéraire choisi ou la vitesse du véhicule » (rapport d’activités 2017/2018, § 1.7.3). Plus largement, l’employeur ne traite que les données qui portent sur l’aptitude à l’emploi ou sont nécessaires au contrat (art. 328b CO) : l’heure d’arrivée, oui ; le parcours pour venir, non.

Cinq questions avant de choisir

1. Où travaillent vos gens ? Tous au même endroit, une timbreuse ou une tablette à l’entrée suffit. Sur des chantiers, chez des clients ou en télétravail, il faut une solution qui suive la personne.
2. Ont-ils tous un ordinateur ou un téléphone professionnel ? Sinon, une tablette partagée évite d’imposer le téléphone personnel.
3. Quel régime pour qui ? Les collaborateurs en enregistrement simplifié n’ont besoin que de noter une durée par jour.
4. Que se passe-t-il quand quelqu’un oublie de timbrer ? C’est la vraie question. Si une correction efface l’ancienne valeur sans trace, votre registre ne prouve plus rien en cas de litige sur des heures supplémentaires.
5. Comment le registre sort-il ? L’inspection le demande par personne et par période ; votre fiduciaire en a besoin pour les salaires. Un registre qu’on ne peut pas imprimer proprement ne vous servira à rien le jour J.

Ce que SwissPME fait, et ce qu’il ne fait pas

Le logiciel Heures est un registre de timbrage, sans matériel. On timbre son arrivée, sa pause et son départ depuis un navigateur, depuis la tuile de son tableau de bord, ou depuis une tablette posée à l’entrée, avec un code personnel à six chiffres : pour les équipes qui n’ont pas d’ordinateur.

• Les régimes de la loi se règlent personne par personne : enregistrement complet, simplifié (la durée du jour) ou renonciation, avec la date de l’accord écrit quand il en faut un.
• Le timbrage est immuable : une erreur s’annule, la ligne reste barrée avec son auteur et son motif. C’est la réponse à la question n° 4.
• Les écarts sont signalés, jamais corrigés en silence : pauses obligatoires, repos de onze heures, maximum hebdomadaire, nuit et dimanche.
• La feuille du mois se valide et se verrouille, et le registre sort en PDF, par personne et par mois, avec un export pour la fiduciaire.
• Pas de surveillance : le relevé de position est fermé par défaut ; ouvert, c’est un point unique au moment du timbrage, que la personne voit sur sa ligne.

Ce qu’il ne fait pas, pour que vous choisissiez en connaissance de cause : ni timbreuse murale, ni badge, ni QR code, ni biométrie, et aucune application à installer. Il n’y a pas non plus de timbrage hors connexion : sans réseau, on saisit l’heure après coup, et la correction reste tracée. Et il ne fait pas la paie : il compte les heures, votre fiduciaire les paie. Le prix et l’essai gratuit sont sur la page du logiciel.