Enregistrer la durée du travail : ce que la loi impose à une PME suisse

Beaucoup de dirigeants l’ignorent, ou croient que cela ne vise que les grandes entreprises : enregistrer la durée du travail de ses employés est une obligation légale, quelle que soit la taille de l’entreprise. Le SECO le rappelle sans détour : « l’art. 46 de la loi sur le travail oblige l’employeur à tenir à la disposition des autorités d’exécution et de surveillance les registres ou autres pièces contenant les informations nécessaires à l’exécution de la loi » (SECO).

Ce que ces registres doivent contenir est détaillé à l’art. 73 de l’ordonnance 1, et ils se conservent cinq ans au moins. Deux allègements existent depuis 2016 — l’un très encadré, l’autre accessible aux entreprises de moins de 50 travailleurs. Voici ce qu’il faut noter, qui en est dispensé, et ce qu’un contrôle demande.

Qui doit enregistrer, et qui en est dispensé

L’obligation suit le champ de la loi sur le travail. En sont exclus, notamment, « les travailleurs qui exercent une fonction dirigeante élevée, une activité artistique indépendante ou une activité scientifique » (art. 3 LTr). C’est la porte par laquelle beaucoup d’entreprises croient passer — à tort, car la définition est étroite.

Exerce une fonction dirigeante élevée « quiconque dispose, de par sa position et sa responsabilité et eu égard à la taille de l’entreprise, d’un pouvoir de décision important, ou est en mesure d’influencer fortement des décisions de portée majeure concernant notamment la structure, la marche des affaires et le développement d’une entreprise » (art. 9 OLT 1). Un titre de responsable, un salaire élevé ou une grande autonomie ne suffisent pas.

Et la dispense n’est jamais totale : les dispositions sur la protection de la santé continuent de s’appliquer à ces personnes (art. 3a LTr), et le Code des obligations aussi — leurs heures au-delà de l’horaire convenu restent des heures supplémentaires.

Les deux allègements, et leurs conditions exactes

La renonciation complète (art. 73a OLT 1) suppose trois conditions réunies — une grande autonomie avec des horaires que la personne fixe elle-même dans la majorité des cas, un salaire annuel brut dépassant 120 000 francs bonus compris, et un accord individuel écrit, révocable chaque année par l’une ou l’autre partie — et, par-dessus, une convention collective qui la prévoit. Sans convention collective de branche, elle est hors de portée de la plupart des PME.

L’enregistrement simplifié (art. 73b OLT 1) est bien plus accessible : seule la durée quotidienne du travail est enregistrée, pour les employés qui déterminent eux-mêmes une part significative de leurs horaires. Le début et la fin des plages de nuit ou du dimanche restent consignés. Dans les entreprises de moins de 50 travailleurs, un accord individuel écrit suffit — à condition qu’il rappelle les règles sur la durée du travail et du repos, et que l’entreprise mène chaque année un entretien sur la charge de travail, dont le contenu est consigné.

Deux détails qu’on oublie souvent : même avec un accord, « les travailleurs concernés sont libres d’enregistrer » leurs heures, et l’employeur « est tenu de mettre à disposition un instrument approprié » pour cela (art. 73b al. 4). Et ces allègements se décident collaborateur par collaborateur, pas en bloc pour toute l’entreprise.

Sous quelle forme ? La loi ne l’impose pas

C’est la bonne nouvelle de ce dossier : aucun texte fédéral n’exige un support particulier. Ni papier, ni logiciel, ni signature. Nous avons cherché les mots « électronique », « papier » et « signature » dans la loi et dans l’ordonnance : l’exigence d’écrit ne porte que sur les accords qui allègent l’enregistrement, jamais sur le registre lui-même.

Un tableur tenu sérieusement est donc légal. Ce qui compte est ailleurs : le contenu exigé, la conservation cinq ans, et la capacité à le produire quand on vous le demande. C’est précisément là qu’un tableur montre ses limites — il se remplit après coup, se corrige sans trace, et personne ne sait quelle version est la bonne.

Ce qu’un contrôle regarde, et ce qu’on risque

L’exécution de la loi « incombe aux cantons » (art. 41 LTr) : c’est l’inspection cantonale du travail qui passe, sous la haute surveillance du SECO. Vous êtes alors tenu de donner « tous les renseignements nécessaires » et de « permettre aux organes d’exécution et de surveillance de pénétrer dans l’entreprise » (art. 45 LTr).

En cas d’infraction, la loi commence par un avertissement : l’autorité « signale l’infraction au contrevenant et l’invite à respecter la prescription ». Si rien ne bouge, elle « prend la décision voulue, sous menace de la peine prévue à l’art. 292 du code pénal » (art. 51 LTr) — l’insoumission à une décision de l’autorité.

Au pénal, l’employeur est punissable s’il enfreint les prescriptions sur la durée du travail ou du repos, mais seulement s’il agit intentionnellement (art. 59 LTr) — la négligence n’y figure pas, alors qu’elle vise la protection de la santé. La peine peut aller jusqu’à « une peine pécuniaire de 180 jours-amende au plus » (art. 61 LTr). Soyons précis, puisque beaucoup d’articles l’écrivent de travers : aucune disposition pénale ne nomme le registre lui-même. Le vrai risque n’est pas l’amende automatique, c’est de ne rien pouvoir prouver — sur les heures supplémentaires réclamées, sur les pauses, sur le repos.

Enregistrer n’est pas surveiller

C’est la limite à ne pas franchir, et elle est nette : « il est interdit d’utiliser des systèmes de surveillance ou de contrôle destinés à surveiller le comportement des travailleurs à leur poste de travail » (art. 26 OLT 3). Le commentaire du SECO précise ce qui échappe à cette interdiction, et le pointage en fait partie : ne sont pas considérés comme des systèmes de surveillance « les moyens tels que badges électroniques pour régler l’accès à une entreprise et enregistrer le temps passé dans l’entreprise » (commentaire de l’art. 26).

Autrement dit : compter les heures est permis, suivre les gens ne l’est pas. Une géolocalisation continue, une capture d’écran, un comptage de frappes tombent du mauvais côté — et le SECO rappelle qu’on ne peut pas y déroger par un accord privé, « par exemple une convention entre l’employeur et les travailleurs ». La protection de la personnalité du travailleur, posée à l’art. 328 CO, s’étend ici au droit public.

Les données de pointage restent par ailleurs des données personnelles : l’art. 46 LTr renvoie expressément à la loi sur la protection des données, qui demande des finalités « déterminées et reconnaissables » et la destruction des données « dès qu’elles ne sont plus nécessaires » (art. 6 LPD), ainsi qu’une sécurité adéquate (art. 8).

Ce que SwissPME fait, et ne fait pas

Le module Heures est né de cette obligation : c’est d’abord un registre légal, ensuite un outil de gestion. Le collaborateur pointe son arrivée, sa pause et son départ depuis son navigateur, depuis la tuile de son tableau de bord, ou depuis une tablette posée à l’entrée où il entre un code à six chiffres — pour les équipes qui n’ont pas d’ordinateur.

Les trois régimes de la loi se règlent collaborateur par collaborateur, avec la date de l’accord écrit quand il en faut un. Si cette date manque, le rapport l’écrit en gras plutôt que de faire comme si de rien n’était. En régime simplifié, l’écran ne demande que la durée du jour — et refuse le dimanche, qui doit être détaillé.

Le pointage est immuable : une erreur s’annule, la ligne reste barrée avec son auteur et son motif. Le moteur calcule seul les pauses obligatoires, le repos de onze heures, le maximum hebdomadaire, les minutes de nuit et le dimanche — et signale les écarts sans les corriger : un registre qui embellit ne vaut rien devant un inspecteur. La feuille du mois se soumet et se valide, et une validation verrouille le mois. Le registre sort en PDF, par personne et par mois, avec un export pour votre fiduciaire.

Sur la surveillance, le module se tient du bon côté : aucune adresse IP, aucun suivi de trajet, aucune capture d’écran. Le relevé de position est fermé par défaut ; s’il est ouvert, c’est un point unique au moment du pointage, et la personne le voit sur sa ligne. Les heures d’un collègue sont fermées par défaut, et un chef d’équipe ne voit que son équipe.

Ce qu’il ne fait pas : aucune paie, aucune majoration de salaire calculée, aucun export vers un logiciel de paie — un tableau, que votre fiduciaire reprend. Ni application à installer, ni badgeuse, ni QR, ni biométrie : la « pointeuse », c’est votre tablette avec un navigateur. Et rien ne se clôt tout seul : si personne ne soumet sa feuille, le mois reste ouvert, avec un simple rappel.

Son prix et son essai gratuit sont sur la page du module — et si vous hésitez sur le régime qui s’applique chez vous, écrivez-nous plutôt que de deviner.