Bon de commande : modèle gratuit et bonnes pratiques pour une PME suisse

En Suisse, aucune loi n’oblige une entreprise à établir des bons de commande. Un achat est valable sans aucune forme particulière : « La validité des contrats n’est subordonnée à l’observation d’une forme particulière qu’en vertu d’une prescription spéciale de la loi » (art. 11 CO). Une commande passée par téléphone ou par e-mail vous engage autant qu’un document signé.

C’est précisément pour cela que le bon de commande est utile. Il ne crée pas l’engagement : il en garde la trace. Ce qui a été commandé, chez qui, à quel prix, par qui, et qui l’a autorisé. Le jour où la facture arrive, c’est lui qui permet de vérifier qu’on paie ce qu’on a voulu acheter, et ce qu’on a reçu.

Modèle de bon de commande gratuit à télécharger

Nous proposons un modèle de bon de commande gratuit, en deux versions, sans inscription ni adresse e-mail à donner. Il est libre d’usage : ajoutez votre logo, modifiez les rubriques, gardez-le tel quel.

• Télécharger le modèle Excel (.xlsx) : à remplir à l’écran. Le total de chaque ligne, le total hors taxes et la TVA se calculent tout seuls ; la TVA est facultative.
• Télécharger le modèle PDF (.pdf) : à imprimer et à remplir à la main, pour un achat au comptoir ou sur un chantier.

Il contient tout ce qui sert le jour où il faut vérifier : l’acheteur et le fournisseur, un numéro et une date, la référence du devis, le délai et le lieu de livraison, les conditions de paiement, le projet ou le client concerné, douze lignes de commande avec quantité, unité et prix, les totaux, et la validation (qui demande, qui valide). En pied de page, une phrase demande au fournisseur de reporter le numéro de commande sur sa facture : c’est elle qui vous fera gagner le plus de temps.

Quand une commande vous engage-t-elle ?

Un contrat est conclu dès que les deux parties ont « réciproquement et d’une manière concordante, manifesté leur volonté », et cette manifestation « peut être expresse ou tacite » (art. 1 CO). Il suffit d’être d’accord sur les points essentiels : pour un achat, la chose et le prix, ce dernier étant « suffisamment déterminé lorsqu’il peut l’être d’après les circonstances » (art. 2 et 184 CO).

• Le catalogue ou la liste de prix du fournisseur n’est pas une offre : « l’envoi de tarifs, de prix courants, etc., ne constitue pas une offre de contracter » (art. 7 al. 2 CO). C’est donc votre commande qui fait l’offre, et le contrat se conclut quand le fournisseur l’accepte, par une confirmation ou simplement en livrant.
• Le devis du fournisseur, lui, en est une : s’il fixe un délai, le fournisseur reste lié jusqu’à son expiration (art. 3 CO), et votre commande dans ce délai conclut le contrat. Les règles du devis sont détaillées dans notre article sur ce qu’un devis doit contenir.
• Au téléphone, le contrat se conclut comme entre personnes présentes (art. 4 al. 2 CO) : un « oui, envoyez-le » suffit.

Conséquence pratique : un collaborateur qui commande au nom de l’entreprise l’engage, même sans papier. Le bon de commande interne sert à décider avant que ce « oui » soit prononcé.

Ce qu’un bon de commande devrait contenir

Aucune mention n’est imposée par la loi. Voici celles qui rendent le document utile, et à quoi chacune sert le jour où il faut vérifier.

Le circuit d’achat d’une PME, en cinq étapes

1. La demande : celui qui a besoin de l’achat décrit ce qu’il veut, chez qui, à quel prix, et joint le devis s’il en a un.
2. La validation : une autre personne accepte ou refuse, avec un motif. C’est le principe des quatre yeux, appliqué avant que l’argent ne soit engagé. Fixez par écrit qui valide quoi, par exemple au-delà d’un montant que vous déterminez vous-même.
3. La commande : elle part chez le fournisseur, avec son numéro.
4. La réception : on vérifie la livraison tout de suite (voir plus bas, c’est une obligation légale).
5. La facture : on la rapproche de la commande et de la livraison avant de la payer.

Dans une petite entreprise, ces étapes tiennent en deux minutes. Ce qui compte n’est pas la lourdeur du circuit, mais qu’il soit le même pour tout le monde et qu’il laisse une trace.

À la livraison : vérifier tout de suite, c’est la loi

C’est l’étape qu’on oublie, et la plus coûteuse. L’acheteur « a l’obligation de vérifier l’état de la chose reçue aussitôt qu’il le peut d’après la marche habituelle des affaires » et, s’il découvre des défauts, « il doit l’en aviser sans délai ». Sinon, la chose est tenue pour acceptée (art. 201 CO). Un défaut caché qui apparaît plus tard doit lui aussi être signalé immédiatement. La loi ne chiffre pas ce « sans délai » : en pratique, n’attendez pas.

Nouveau depuis le 1er janvier 2026, une règle protège les entreprises du bâtiment : quand une chose intégrée dans un ouvrage immobilier est à l’origine de ses défauts, ceux-ci doivent être signalés dans les 60 jours, et « toute convention imposant des délais plus courts est nulle » (art. 201 al. 4 CO).

Ensuite, l’action en garantie se prescrit par deux ans à compter de la livraison, et par cinq ans pour une chose intégrée dans un ouvrage immobilier (art. 210 CO). Quant au prix, sauf convention contraire, il est exigible « aussitôt que la chose est en possession de l’acheteur » (art. 213 CO) : d’où l’intérêt de fixer un délai de paiement dans la commande.

Rapprocher la facture de la commande

Avant de payer une facture fournisseur, trois questions suffisent : était-ce commandé ? était-ce livré ? le montant est-il celui qui était convenu ? Une facture qui ne correspond à aucune commande est un signal, qu’il s’agisse d’une erreur ou d’une fausse facture.

C’est là que le numéro du bon de commande paie : reporté sur la facture, il relie les deux documents en un coup d’œil. Si vous tenez votre comptabilité dans bexio, la suite est décrite dans notre article sur les factures fournisseurs dans bexio.

Ce que SwissPME fait, et ce qu’il ne fait pas

Le module Bons de commande tient les deux premières étapes du circuit, la demande et la validation, et fait le lien avec la dernière, la facture.

• Le collaborateur fait sa demande : fournisseur, lignes, montant, et le devis joint.
• Un responsable valide ou refuse, avec un commentaire quand il refuse. Un chef d’équipe voit les demandes de son équipe, et personne ne valide sa propre demande.
• Chaque bon reçoit un numéro, proposé automatiquement et modifiable.
• Un achat fait pour un client lui est imputé dès la demande, et peut être refacturé par une offre créée dans bexio.
• Vous voyez ce qui est engagé, en tout et par personne.
• Quand la facture arrive, dans MailRoom, le numéro de commande qu’elle porte est repéré et le bon validé correspondant vous est proposé.

Ce qu’il ne fait pas : il n’envoie pas la commande au fournisseur. Vous continuez à commander comme aujourd’hui, par e-mail, par téléphone ou sur son portail ; le bon reste votre trace interne. Il travaille hors taxes, sans calculer de TVA, et ne suit pas la réception de la marchandise : la vérification à la livraison reste la vôtre. Le prix et l’essai gratuit sont sur la page du module.