Bouclement annuel : ce que votre fiduciaire attend de vous, et quand

La loi vous laisse six mois après la fin de l’exercice pour établir et soumettre vos comptes annuels (art. 958 CO). C’est aussi le délai pour tenir l’assemblée générale d’une SA ou l’assemblée des associés d’une Sàrl (art. 699 et 805 CO). Mais le premier délai tombe bien plus tôt : le décompte annuel des salaires doit parvenir à la caisse de compensation AVS « dans les 30 jours qui suivent le terme de la période de décompte » (art. 36 RAVS) — le 30 janvier pour une année civile.

Entre ces deux dates, votre rôle tient en une phrase : remettre à votre fiduciaire des pièces complètes, et à temps. C’est ce qui décide du jour où vos comptes seront prêts. Voici le calendrier, la liste de ce qu’elle vous demandera, et les délais qui ne se négocient pas.

Quelle comptabilité devez-vous tenir ?

Toutes les personnes morales — SA, Sàrl, coopérative — tiennent une comptabilité complète et présentent des comptes, quel que soit leur chiffre d’affaires. C’est aussi le cas des entreprises individuelles et des sociétés de personnes qui ont réalisé « un chiffre d’affaires supérieur à 500 000 francs lors du dernier exercice » (art. 957 CO).

En dessous de 500 000 francs, une entreprise individuelle ou une société de personnes ne tient « qu’une comptabilité des recettes et des dépenses ainsi que du patrimoine ». Plus légère, mais pas libre : le principe de régularité s’y applique par analogie (art. 957 al. 3). Le bouclement existe donc aussi pour elle, en plus simple.

Les pièces que votre fiduciaire va vous demander

Le principe est posé par la loi : chaque enregistrement doit être justifié « par une pièce comptable », c’est-à-dire tout document « établi sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente » qui permet de vérifier l’opération (art. 957a CO). Concrètement, attendez-vous à cette liste :

• Les relevés de tous les comptes et de toutes les cartes, jusqu’au 31 décembre inclus.
• Les factures fournisseurs de l’exercice, et la liste de celles qui restent à payer — c’est là qu’une boîte unique pour le courrier et les factures fait gagner le plus de temps.
• Les factures clients encore ouvertes, et surtout celles dont vous doutez. La loi demande que les valeurs soient vérifiées « lorsque des indices concrets laissent supposer que des actifs sont surévalués » (art. 960 CO) : signalez à votre fiduciaire le client qui ne paie plus. Ce qu’on peut faire pour récupérer l’argent est dans comment relancer une facture impayée.
• Les notes de frais, justificatifs compris, y compris celles de décembre remboursées en janvier — les règles des notes de frais disent ce qui est accepté.
• Les contrats et les abonnements, avec leur montant et leur échéance : pour chaque prélèvement récurrent du relevé, votre fiduciaire doit savoir à quoi il correspond. L’inventaire des abonnements s’en charge.
• Le stock et la caisse au 31 décembre. La loi veut que le montant de chaque poste du bilan soit « justifié par un inventaire ou d’une autre manière » (art. 958c CO).
• Les salaires : le décompte envoyé à la caisse AVS, les certificats de salaire, les entrées et sorties de l’année.
• Les décomptes TVA de l’année, si vous êtes assujetti.
• Les gros achats — véhicule, machine, informatique — avec leur facture : ils ne passent pas en charge comme un achat courant.

Les délais que la loi fixe

Le décompte des salaires, avant le 30 janvier. C’est le délai de l’art. 36 du règlement sur l’AVS, et le Centre d’information AVS/AI le formule ainsi : la déclaration de salaire « doit être remise à la caisse de compensation au plus tard le 30 janvier qui suit la fin de l’année de cotisation » (mémento 2.01). En retard, des intérêts moratoires courent sur les cotisations dues dès le 1er janvier, à 5 % par année (art. 41bis et 42 RAVS).

Les certificats de salaire. L’employeur doit remettre une attestation écrite « sur ses prestations au travailleur » (art. 127 LIFD). Vos employés en ont besoin pour leur déclaration d’impôt : c’est la raison pratique de les établir tôt dans l’année.

La TVA, dans les 180 jours. Les erreurs de décompte découvertes en établissant les comptes se corrigent « au plus tard dans le décompte établi pour la période pendant laquelle tombe le 180e jour qui suit la fin de l’exercice » (art. 72 LTVA) — fin juin pour un exercice civil.

Les comptes et l’assemblée, dans les six mois. Attention au calcul : ce délai vaut pour l’assemblée elle-même, et la convocation doit partir « au moins 20 jours avant » (art. 700 CO) — 20 jours aussi pour une Sàrl (art. 805 al. 3). Dans une SA, le rapport de gestion est rendu accessible aux actionnaires dans le même délai (art. 699a CO). Autrement dit, des comptes prêts fin juin arrivent trop tard : visez fin mai.

Et une fois bouclé, tout se garde dix ans à partir de la fin de l’exercice (art. 958f CO) — le détail est dans combien de temps conserver ses factures.

Ce qui fait gagner du temps, à vous comme à elle

• Demandez-lui sa liste en novembre, et le format qu’elle préfère. Chaque cabinet a ses habitudes, et une liste reçue à l’avance évite trois allers-retours en février.
• Rassemblez les pièces au fil de l’année, pas en janvier. Une facture qui dort dans la boîte mail d’un collaborateur est la première pièce qui manquera.
• Donnez un nom à chaque prélèvement récurrent. « À quoi correspond cette ligne ? » est une question que votre fiduciaire n’aura plus à vous poser.
• Signalez ce qui sort de l’ordinaire : un gros achat, un client qui ne paie plus, une embauche, un départ, un litige.
• Convenez de qui garde quoi, et sous quelle forme, pour ne pas découvrir en cas de contrôle que chacun pensait que l’autre archivait.

Ce que SwissPME fait, et ne fait pas

Disons-le d’emblée : SwissPME ne tient pas votre comptabilité et ne boucle rien. Il n’établit ni bilan ni compte de résultat, ne propose aucun export comptable ni export annuel des pièces, et ne se relie à aucun logiciel de comptabilité autre que bexio. Il s’occupe des documents en amont — ceux que votre fiduciaire vous réclame.

Pour elle, l’accès passe par un mandat. Vous l’invitez depuis votre espace, ou elle vous demande l’accès ; rien n’est ouvert sans le oui de l’autre. C’est vous qui choisissez, module par module, ce que vous partagez et ce qu’elle peut en faire, et vous le retirez seul, quand vous voulez. Son accès ne consomme aucune licence de votre abonnement.

Dans MailRoom, elle lit et télécharge vos pièces, et voit où en est chaque facture reçue : « à payer », « en attente » ou « payé » — un statut posé par vous, sans date de paiement enregistrée. Une facture fournisseur validée peut partir dans votre bexio. La recherche porte sur le contenu des documents ; il n’existe pas de filtre par période.

Pour les notes de frais, un détail compte : votre fiduciaire n’en voit aucune tant que vous ne lui donnez pas le droit de les valider. Avec ce droit, elle voit chaque note et son justificatif, et sa décision porte son nom. Pour les abonnements, elle peut exporter la liste — montants, échéances, quatre derniers chiffres de la carte pour rapprocher les relevés —, mais jamais les mots de passe ni les cartes enregistrées.

Si votre fiduciaire veut voir ce que cela change de son côté, la page pour les fiduciaires décrit sa boîte de courrier commune à tous ses clients.