Un devis qui se signe : ce qu’il doit contenir

Commençons par la surprise : le droit suisse n’impose aucune mention dans un devis. Le mot n’apparaît qu’à un seul endroit de tout le Code des obligations, l’art. 375, où il désigne le dépassement d’un devis approximatif. Rien sur ce qu’un devis doit contenir — alors que la facture, elle, a sa liste (art. 26 LTVA).

Cela ne veut pas dire qu’un devis est sans conséquence, au contraire. Il vous engage : si vous fixez un délai pour accepter, vous êtes lié « jusqu’à l’expiration de ce délai » (art. 3 CO) ; si vous n’en fixez pas, vous restez lié « jusqu’au moment où [vous pouvez vous] attendre à l’arrivée d’une réponse » (art. 5 CO) — une durée que la loi ne chiffre nulle part. Ce que vous écrivez, ou oubliez d’écrire, décide donc de ce à quoi vous êtes tenu.

Combien de temps votre devis vous engage

Le Code distingue trois situations. Avec un délai indiqué : vous êtes lié jusqu’à son expiration, et délié « si l’acceptation ne [vous] parvient pas avant » (art. 3). En face à face ou au téléphone, sans délai : vous êtes délié « si l’acceptation n’a pas lieu immédiatement » (art. 4 CO) — la loi précise que le téléphone compte comme une discussion entre présents. Par courrier ou par e-mail, sans délai : vous restez lié le temps qu’une réponse expédiée normalement puisse vous parvenir (art. 5).

C’est ce dernier cas qui pose problème : personne ne sait dire à l’avance ce que ce délai vaut pour votre métier. Deux façons de reprendre la main. La première : écrire une date (« valable jusqu’au 31 octobre 2026 »). La seconde : poser une réserve — « l’auteur de l’offre n’est pas lié s’il a fait à cet égard des réserves expresses » (art. 7 CO). C’est le sens de la mention « sans engagement ».

Une nuance utile : « l’envoi de tarifs, de prix courants, etc., ne constitue pas une offre de contracter » (art. 7 al. 2). Une liste de prix générale ne vous engage pas. Un devis nominatif, chiffré, adressé à un client précis, oui.

Forfait ou approximatif : la ligne la plus importante

Si vous exécutez un ouvrage — une installation, une rénovation, une pièce fabriquée —, le Code est sans pitié sur le prix ferme : « lorsque le prix a été fixé à forfait, l’entrepreneur est tenu d’exécuter l’ouvrage pour la somme fixée, et il ne peut réclamer aucune augmentation, même si l’ouvrage a exigé plus de travail ou de dépenses que ce qui avait été prévu » (art. 373 CO).

L’exception est étroite : seules des « circonstances extraordinaires, impossibles à prévoir » permettent au juge d’accorder une augmentation ou de résilier le contrat (al. 2). La règle joue d’ailleurs dans les deux sens — si le travail a demandé moins de temps que prévu, le client « est tenu de payer le prix intégral » (al. 3).

Si le prix n’a été fixé qu’approximativement, il « doit être déterminé d’après la valeur du travail et les dépenses de l’entrepreneur » (art. 374 CO). En contrepartie, le client est protégé contre la dérive : quand le devis approximatif « se trouve sans le fait du maître dépassé dans une mesure excessive », il peut se départir du contrat, pendant ou après l’exécution (art. 375). La loi ne dit pas ce qu’est une mesure excessive — aucun pourcentage n’y figure, et méfiez-vous des chiffres qui circulent.

Prix hors taxes ou toutes taxes comprises ?

Entre entreprises, l’usage est d’annoncer les prix hors taxes, avec la TVA en ligne séparée. Face à un particulier, c’est différent dans les branches listées par l’ordonnance sur l’indication des prix : « le prix à payer effectivement en francs suisses doit être indiqué à tout moment » (art. 10 OIP). La liste est fermée — coiffure, garages, restauration et hôtellerie, instituts de beauté, taxis, location, cours, télécommunications, entre autres — et le consommateur y est défini comme celui qui achète « à des fins qui sont sans rapport avec son activité commerciale ou professionnelle » (art. 2 al. 2).

Dans le doute, la formulation la plus sûre reste d’afficher le montant hors taxes, le taux, le montant de la TVA et le total à payer. Si vous n’êtes pas encore assujetti, ne faites surtout pas apparaître de TVA : le seuil et ses conséquences sont dans à partir de quand une PME doit s’assujettir à la TVA.

Ce qu’il faut écrire, même si la loi ne l’exige pas

• Qui s’engage envers qui : votre raison sociale complète et celle du client, telles qu’elles figureront sur la facture.
• La prestation, précisément — et surtout ce qui n’est pas compris. Les litiges naissent presque toujours de ce qui n’a jamais été écrit.
• Le prix et sa nature : forfait, approximatif, ou à l’heure avec un tarif indiqué.
• Les délais d’exécution, et ce dont ils dépendent (une validation, une livraison, un accès au chantier).
• Les conditions de paiement, avec une échéance : c’est elle qui mettra le client en demeure sans que vous ayez à le relancer, et qui fera courir les intérêts si rien n’arrive — le détail est dans comment relancer une facture impayée.
• L’acompte, s’il y en a un. Celui qui verse des arrhes est réputé le faire « en signe de la conclusion du contrat, et non à titre de dédit » (art. 158 CO) : un acompte ne rachète pas le droit de se retirer.
• La date de validité, et comment accepter : par signature, par retour d’e-mail, en ligne.

Faut-il vraiment une signature ?

Juridiquement, souvent non. « Le contrat est parfait lorsque les parties ont, réciproquement et d’une manière concordante, manifesté leur volonté », et cette manifestation « peut être expresse ou tacite » (art. 1 CO). La forme écrite n’est requise que si la loi l’exige pour ce contrat précis (art. 11 CO). Un accord par e-mail est donc un contrat — reste à le prouver.

Vous pouvez aussi choisir d’exiger une forme. Les parties qui conviennent d’une forme spéciale « sont réputées n’avoir entendu se lier que dès l’accomplissement de cette forme » (art. 16 CO). Écrire « ce devis vaut commande dès sa signature » a donc un effet réel : avant la signature, personne n’est engagé.

Attention au mot « signature électronique », employé à tort et à travers. Le Code n’assimile à la signature manuscrite que « la signature électronique qualifiée avec horodatage électronique qualifié » (art. 14 CO), au sens de la loi sur la signature électronique — laquelle définit la signature qualifiée comme une signature réglementée « fondée sur un certificat qualifié » (art. 2 SCSE). Un nom tapé dans un formulaire et une case cochée n’en sont pas une. Ce n’est pas rédhibitoire : la plupart des contrats n’exigent aucune forme, et un accord clair suffit. Mais si vos conditions annoncent que le devis vaut commande « dès sa signature », sachez de quoi vous parlez.

Le silence du client ne vaut pas acceptation

Sauf cas particulier, un devis sans réponse n’est pas un devis accepté. Le contrat n’est réputé conclu par le silence que lorsque, « en raison soit de la nature spéciale de l’affaire, soit des circonstances », on ne devait pas s’attendre à une acceptation expresse (art. 6 CO). Autrement dit : relancez, et demandez un accord explicite.

Ce que SwissPME fait, et ne fait pas

Le module Offres et devis compose le devis à partir de vos produits et de vos règles de prix, avec des livrables inclus ou optionnels et des options chiffrées à part, hors des totaux. Un devis enregistré est figé : modifier ensuite un prix d’achat ou un modèle ne change aucun devis déjà établi. La TVA vient d’un taux réglé au niveau de l’entreprise — 8,1 % par défaut —, et le document montre le total hors taxes, la TVA et le total à payer.

Le client reçoit un lien que vous lui transmettez vous-même : SwissPME n’envoie aucun e-mail à vos clients. Il ouvre l’offre depuis son téléphone, sans compte à créer. La première ouverture est datée, et il accepte en écrivant son nom et en cochant une case — ou vous demande une modification par un message. SwissPME enregistre alors le nom saisi, la date et l’heure, et l’adresse depuis laquelle il a répondu.

Ce que ce n’est pas : une signature électronique qualifiée. Il n’y a ni certificat, ni horodatage qualifié, ni vérification d’identité — ce que cette trace vaut dans votre situation dépend de votre activité et de vos conditions, et c’est une question pour votre juriste. Et puisque le document ne porte pas de date de validité, écrivez-la dans vos conditions commerciales — le texte que vous réglez une fois pour toutes et que la page du devis reprend. Il n’y a pas non plus d’expiration automatique ni de relance : le statut « expiré » est un bouton que quelqu’un clique.

Une fois le devis accepté, l’offre correspondante se crée dans bexio en un clic, en brouillon, et c’est depuis bexio que part la facture. Et si le client demande une modification, vous en faites une nouvelle version sans repartir de zéro, l’original restant intact.