Abonnements logiciels : savoir ce que paie votre entreprise

Trente-neuf francs par mois pour un outil que plus personne n’utilise, ce n’est pas le montant qui fait mal : c’est de ne pas savoir. Une petite entreprise accumule vite les abonnements — messagerie, comptabilité, stockage, visioconférence, outils métier —, répartis sur plusieurs cartes et plusieurs boîtes mail. Personne n’a la liste complète, et le relevé bancaire ne la donne pas.

La bonne nouvelle : reprendre la main tient en une heure de travail, une seule fois. La mauvaise : la date à noter n’est pas celle du renouvellement, c’est celle du préavis. Un contrat annuel qui se renouvelle le 31 mars avec trois mois de préavis se décide en décembre. Passé cette date, c’est reparti pour un an — et aucune loi suisse ne viendra vous sauver.

Par où commencer l’inventaire

• Les douze derniers relevés de la carte d’entreprise et du compte. Douze mois, pas trois : les abonnements annuels ne se voient qu’une fois par an.
• La boîte mail, en cherchant « reçu », « invoice », « renewal », « votre abonnement ». Les confirmations de paiement sont le meilleur inventaire qui existe.
• Les cartes personnelles de vos collaborateurs. Un outil payé 12 francs par mois et remboursé en note de frais n’apparaît sur aucun relevé d’entreprise — voyez les règles des notes de frais.
• Les boutiques d’applications du téléphone professionnel, souvent oubliées.
• Le courrier, pour les fournisseurs qui facturent encore sur papier : tout centraliser au même endroit simplifie durablement l’exercice.

Pourquoi la loi suisse ne vous protège pas ici

C’est un point mal connu : le droit suisse ne prévoit rien sur la reconduction tacite d’un abonnement. La partie générale du Code des obligations — celle qui vaut pour tous les contrats — n’en parle nulle part, et ne fixe aucun délai de résiliation minimum. Les seules règles sur la reconduction tacite visent des contrats nommés : le bail (art. 266), le contrat de travail (art. 334), le contrat d’agence. Un abonnement logiciel n’en fait pas partie.

Ce qui s’applique, c’est la liberté contractuelle : « l’objet d’un contrat peut être librement déterminé, dans les limites de la loi » (art. 19 CO). Autrement dit, ce sont les conditions du fournisseur qui font foi : le préavis qu’il impose, la durée d’engagement qu’il fixe, la date à laquelle il considère votre silence comme un accord. D’où l’intérêt de garder le contrat avec la fiche, plutôt que d’aller le rechercher en urgence un soir de décembre.

La TVA des abonnements achetés à l’étranger

Voilà le sujet où les idées reçues sont les plus tenaces. La règle : quand une entreprise étrangère non inscrite au registre suisse fournit une prestation de services localisée en Suisse, c’est le destinataire qui déclare la TVA — c’est l’impôt sur les acquisitions (art. 45 LTVA). Un abonnement logiciel est bien une prestation « en matière d’informatique » : l’ordonnance vise expressément « la mise à disposition et la mise à jour électroniques de logiciels » (art. 10 OTVA).

Si votre entreprise est assujettie à la TVA et que le fournisseur étranger n’est pas inscrit en Suisse, vous déclarez l’impôt sur vos acquisitions dans votre décompte ordinaire, à 8,1 %, sans aucun seuil — et vous le déduisez en impôt préalable dans le cadre de votre activité (art. 28 LTVA). L’opération est en principe blanche, mais elle doit figurer au décompte : c’est un oubli classique au premier contrôle.

Si votre entreprise n’est pas assujettie, les abonnements logiciels échappent à cet impôt : l’art. 45 exclut les prestations informatiques « fournies à des destinataires n’étant pas assujettis ». La raison est ailleurs dans la loi — c’est le fournisseur étranger qui doit alors s’inscrire en Suisse (art. 10 LTVA), ce qui explique la TVA suisse sur vos factures Microsoft ou Adobe.

Le piège se trouve à côté : le seuil de 10 000 francs par année civile reste bien vivant pour les autres services achetés à l’étranger — conseil, publicité, avocat, fiduciaire, gestion de fortune. L’AFC le formule ainsi : « un destinataire qui n’est pas inscrit dans le registre des assujettis à la TVA sera redevable de l’impôt sur les acquisitions s’il acquiert pour plus de 10 000 francs par année civile de telles prestations » (AFC). Il faut alors s’annoncer par écrit dans les 60 jours qui suivent la fin de l’année civile (art. 66 LTVA). En cas de doute, la question se règle en cinq minutes avec sa fiduciaire.

Où vont vos données, et ce que cela vous demande

Chaque logiciel qui traite les données de vos clients ou de vos collaborateurs est un sous-traitant au sens de la loi sur la protection des données. Vous devez vous assurer « que le sous-traitant est en mesure de garantir la sécurité des données », et il ne peut lui-même sous-traiter « qu’avec l’autorisation préalable du responsable du traitement » (art. 9 LPD) — c’est précisément ce que règlent les conditions que personne ne lit, quand l’éditeur héberge chez un géant du cloud.

Pour l’hébergement à l’étranger, la loi part d’une liste : les données peuvent partir si le Conseil fédéral a constaté que l’État « dispose d’une législation assurant un niveau de protection adéquat » (art. 16 LPD). Cette liste est l’annexe 1 de l’ordonnance, et elle nomme les États un par un : tous les pays de l’Union européenne y sont, ainsi que le Royaume-Uni, le Canada, la Norvège, l’Islande.

Les États-Unis y figurent aussi, mais sous condition : la protection n’est réputée adéquate que « pour les données personnelles traitées par les organisations certifiées conformément aux principes du cadre de protection des données entre la Suisse et les États-Unis » (annexe 1 OPDo). Ce n’est donc pas le pays qui est adéquat, c’est l’entreprise certifiée. Pour un fournisseur américain qui ne l’est pas, il faut passer par les clauses types reconnues par le Préposé fédéral (art. 16 al. 2).

Faut-il pour autant tenir un registre des traitements ? Les entreprises « employant moins de 250 collaborateurs au 1er janvier d’une année » en sont dispensées, sauf traitement de données sensibles à grande échelle ou profilage à risque élevé (art. 24 OPDo). La plupart des PME sont donc exemptées — mais cette dispense ne dispense de rien d’autre : ni du contrat de sous-traitance, ni de la sécurité, ni des règles sur l’étranger. Et si vous tenez un registre, le nom du pays d’hébergement doit y figurer (art. 12 LPD).

Quand quelqu’un quitte l’entreprise

C’est le moment où la liste paie ses dividendes. Un départ, c’est trois questions : quels abonnements étaient à son nom, quels accès faut-il fermer, et quelles licences peut-on libérer ou réattribuer ? Sans inventaire, les trois restent sans réponse et l’entreprise continue de payer. Le reste de la marche à suivre est dans la checklist du départ d’un collaborateur.

Ce que SwissPME fait, et ne fait pas

Commençons par ce qu’il ne fait pas, parce que c’est ce qu’on imagine en premier : SwissPME ne détecte pas vos abonnements tout seul. Il ne lit ni votre banque, ni votre relevé de carte, ni votre boîte mail pour deviner ce que vous payez. La première saisie est manuelle — une heure, une fois. Il n’émet aucune carte virtuelle, et il ne résilie rien à votre place : aucune lettre ne part chez le fournisseur.

Ce qu’il fait : une fiche par abonnement avec le fournisseur, le coût hors taxes et sa devise, la périodicité (du mensuel au biennal), le nombre de licences, la date de début, le préavis en jours, la fin d’engagement, la fin d’essai gratuit, le référent qui s’en occupe, la carte qui le paie — les quatre derniers chiffres, jamais le cryptogramme — et le contrat en pièce jointe.

À partir de là, trois rappels sont calculés : le renouvellement (30 jours avant par défaut), le préavis de résiliation (15 jours) et la fin d’un essai gratuit (7 jours) — trois délais que vous réglez pour votre entreprise. Chacun crée une tâche et une notification, et le préavis comme la fin d’essai partent aussi par e-mail. Le rappel de préavis n’a pas de date de fin : tant que c’est dépassé, il continue de le dire.

Le module affiche le coût annualisé et le coût par mois, par devise, sans jamais convertir : additionner des francs et des euros sans taux serait un chiffre faux. Il signale les abonnements que plus personne n’utilise, et quand une facture arrive dans MailRoom, il propose de la rattacher à l’abonnement correspondant — d’après le domaine de l’expéditeur, le nom du fournisseur et le montant. C’est toujours vous qui tranchez : rien ne se rattache tout seul.

Enfin, si vous prenez des abonnements pour le compte d’un client, les échéances déjà payées peuvent être regroupées et refacturées — un geste manuel, qui crée une offre dans bexio quand il est connecté. Et un export reprend tout, si vous préférez travailler dans un tableur : voyez la page Gestion des abonnements.