Départ d’un collaborateur : la checklist administrative

Quand un collaborateur s’en va, l’employeur doit respecter le délai de congé, vérifier qu’aucune période de protection ne court, remettre un certificat de travail s’il est demandé, solder le compte (salaire, vacances non prises) et remettre l’attestation de l’employeur pour l’assurance-chômage. Côté assurances sociales, l’essentiel tient en peu de choses : avertir la caisse de pension, et la caisse d’allocations familiales si le collaborateur en recevait.

Voici la checklist, dans l’ordre, avec le texte de loi derrière chaque point. Elle est le pendant de celle de l’engagement d’un collaborateur.

Le délai de congé, et la fin du mois

Sauf accord différent, « le contrat peut être résilié pour la fin d’un mois moyennant un délai de congé d’un mois pendant la première année de service, de deux mois de la deuxième à la neuvième année de service, de trois mois ultérieurement » (art. 335c CO). Un congé donné le 10 mars, la troisième année de service, met donc fin au contrat le 31 mai.

Ces délais se modifient par accord écrit, contrat-type ou convention collective, mais « des délais inférieurs à un mois ne peuvent toutefois être fixés que par convention collective et pour la première année de service » : un contrat individuel ne peut pas descendre sous un mois. Pendant le temps d’essai, chacun peut résilier à tout moment avec un délai de sept jours (art. 335b CO).

Celui qui donne le congé « doit motiver sa décision par écrit si l’autre partie le demande » (art. 335 CO). Une résiliation immédiate reste possible pour de justes motifs, avec la même obligation de motiver par écrit sur demande (art. 337 CO).

Les périodes de protection : un congé peut être nul

Après le temps d’essai, l’employeur ne peut pas résilier pendant certaines périodes (art. 336c CO) : une incapacité de travail sans faute « durant 30 jours au cours de la première année de service, durant 90 jours de la deuxième à la cinquième année de service et durant 180 jours à partir de la sixième année de service » ; « pendant la grossesse et au cours des seize semaines qui suivent l’accouchement » ; pendant le service obligatoire ; ou encore pendant un congé de prise en charge d’un enfant gravement atteint dans sa santé.

Les conséquences sont sérieuses : « le congé donné pendant une des périodes prévues à l’alinéa précédent est nul ». Et si le congé a été donné avant, le délai est suspendu pendant la période, puis reprend ; s’il ne tombe plus à la fin d’un mois, il est prolongé jusqu’au prochain terme. C’est l’employeur qui est visé : une démission du collaborateur n’est pas concernée.

Un congé abusif, lui, reste valable, mais le juge peut allouer une indemnité qui « ne peut dépasser le montant correspondant à six mois de salaire » (art. 336a CO). Le Portail PME de la Confédération résume ces règles pour les employeurs (Portail PME).

Le certificat de travail

Le collaborateur « peut demander en tout temps à l’employeur un certificat portant sur la nature et la durée des rapports de travail, ainsi que sur la qualité de son travail et sa conduite » (art. 330a CO). S’il le demande expressément, le certificat ne porte que sur la nature et la durée : c’est l’attestation de travail, plus courte.

Le SECO précise que le droit au certificat se prescrit par dix ans dès la fin des rapports de travail, et que le certificat porte normalement la date du dernier jour (FAQ du SECO).

Le décompte final

« À la fin du contrat, toutes les créances qui en découlent deviennent exigibles » (art. 339 CO) : dernier salaire, part du treizième, heures et vacances. Les vacances ne peuvent pas être remplacées par de l’argent tant que dure le contrat (art. 329d CO) ; à la fin, le solde qui n’a pas pu être pris se paie. Le calcul du solde est détaillé dans vacances des employés en Suisse.

Au même moment, « les parties se rendent tout ce qu’elles se sont remis pour la durée du contrat » : matériel, véhicule, documents, mais aussi avances de salaire et de frais (art. 339a CO).

L’attestation pour l’assurance-chômage

La loi est précise : le chômeur présente à la caisse une attestation de travail de son dernier employeur, et « celui-ci la lui remet lorsqu’il quitte ses services ». Si la personne se retrouve au chômage plus tard, l’employeur la lui remet sur demande « dans le délai d’une semaine » (art. 20 al. 2 LACI). Les employeurs doivent établir ces attestations « en temps utile » (art. 88 LACI).

Le formulaire officiel existe : l’attestation de l’employeur du SECO.

Quelles assurances faut-il prévenir ?

• Caisse de pension : à avertir du départ. L’assurance obligatoire cesse avec les rapports de travail, mais le salarié « demeure assuré auprès de l’ancienne institution de prévoyance » pendant un mois pour les risques de décès et d’invalidité (art. 10 LPP).
• Accidents : la couverture des accidents non professionnels cesse « à la fin du 31e jour qui suit le jour où prend fin le droit au demi-salaire au moins » (art. 3 LAA). L’assureur doit offrir une prolongation de six mois au plus, à conclure avant la fin du rapport d’assurance (art. 8 OLAA).
• AVS : aucune annonce particulière au départ ; le décompte des salaires reste annuel (art. 36 RAVS).
• Allocations familiales : si le collaborateur en recevait, l’OFAS indique d’informer la caisse dans les dix jours ouvrables (OFAS) — une indication de l’office, qui ne figure pas dans l’ordonnance.
• Impôt à la source : la retenue s’arrête avec le dernier salaire, et l’employeur reste responsable des montants retenus (art. 88 LIFD). Pour un collaborateur domicilié en France, une attestation particulière peut être demandée (art. 127 al. 3 LIFD et art. 5a OIS).
• Certificat de salaire : il reste dû pour l’année, avec les dates exactes d’entrée et de départ (guide de l’AFC).

Que garder du dossier après le départ ?

Le Préposé fédéral à la protection des données est clair : après la fin de l’engagement, « seules peuvent être conservées les données indispensables telles que les données à conserver en vertu d’une obligation légale », celles utiles à l’établissement d’un certificat ou à un litige en cours (PFPDT). Les durées, elles, découlent des obligations comptables et fiscales : voir combien de temps conserver les documents de l’entreprise.

Organiser un départ dans SwissPME

Le module Ressources humaines suit ce chemin. Vous enregistrez le départ avec son motif, et la date de fin est calculée : sept jours pendant le temps d’essai, sinon le délai prévu au poste, les paliers d’ancienneté de l’entreprise ou, à défaut, le délai légal, avec une fin au dernier jour du mois. Elle reste modifiable. Les lettres — licenciement, certificat de travail, attestation pour le chômage — se génèrent depuis vos propres modèles, avec les informations du dossier déjà remplies.

Une liste de sortie est créée à partir du matériel attribué, avec une ligne pour les accès informatiques. Le décompte final est préparé : vacances au prorata et treizième salaire, que vous corrigez à la main. À la clôture, le dossier est archivé et l’accès du collaborateur à SwissPME est désactivé.

Ce que le module ne fait pas, et qu’il vaut mieux savoir : il ne connaît pas les périodes de protection de l’article 336c, la date qu’il propose est donc un point de départ à vérifier ; il ne fait ni la paie ni les annonces aux caisses ; il ne ferme pas vos accès informatiques externes, qui restent une ligne à cocher — l’inventaire qui rend cette ligne utile est dans savoir ce que votre entreprise paie en abonnements ; les lettres se signent hors de l’outil, où vous déposez le scan signé ; et l’archivage automatique se déclenche quand quelqu’un ouvre le module, pas pendant la nuit.