Notes de frais en Suisse : les règles à connaître pour une PME

En Suisse, l’employeur rembourse à ses employés tous les frais imposés par l’exécution du travail, ainsi que les dépenses d’entretien nécessaires quand ils travaillent hors de leur lieu de travail (art. 327a CO). Un accord qui laisserait tout ou partie de ces frais à la charge de l’employé est nul. Le remboursement se fait avec le salaire, sur la base du décompte établi par l’employé (art. 327c CO).

Le droit du travail n’est qu’une partie du sujet : la manière de rembourser se retrouve sur le certificat de salaire, compte pour l’AVS et conditionne la récupération de la TVA. Voici les règles, puis la façon de s’organiser.

Quels frais l’employeur doit-il rembourser ?

La loi vise les frais que le travail impose : déplacements professionnels, nuitées et repas lors d’un déplacement, invitations de clients, petits frais engagés pour l’entreprise. Ce sont d’ailleurs les catégories que distingue le guide du certificat de salaire (n° 52).

Ces règles protègent l’employé : l’obligation de rembourser les frais (art. 327a al. 1), celle de rembourser les frais de véhicule (art. 327b al. 1) et celle de verser une avance pour des frais réguliers (art. 327c al. 2) ne peuvent pas être modifiées à son détriment par un accord, un contrat-type ou une convention collective (art. 362 CO).

Le trajet entre le domicile et le lieu de travail habituel n’est pas un frais professionnel : une indemnité versée pour ce trajet s’ajoute au salaire brut sur le certificat de salaire (guide, n° 50), et une indemnité régulière pour ce trajet fait en principe partie du salaire soumis à l’AVS (art. 9 al. 2 RAVS).

Rembourser au réel ou au forfait ?

Le plus simple est de rembourser au réel, sur justificatif. Un forfait (une indemnité journalière, hebdomadaire ou mensuelle) est permis s’il est prévu par un accord écrit, un contrat-type ou une convention collective, et à condition qu’il couvre tous les frais nécessaires (art. 327a al. 2 CO). Le plus sûr est de le régler dès l’engagement (la checklist pour engager un collaborateur).

Un forfait trop généreux n’est donc plus un remboursement de frais. Le guide du certificat de salaire demande qu’il corresponde « à peu près » aux dépenses effectives, et le fait déclarer pour chaque employé (n° 55) ; pour l’AVS, « le forfait doit correspondre pour le moins dans son ensemble aux frais effectifs » (directives sur le salaire déterminant, n° 3014).

Voiture privée : combien par kilomètre ?

Le Code des obligations ne fixe aucun tarif. Il impose le remboursement des frais courants d’usage et d’entretien, dans la mesure où le véhicule sert au travail ; et, si l’employé fournit lui-même le véhicule, le paiement des impôts sur le véhicule, de l’assurance responsabilité civile et d’une indemnité d’usure équitable (art. 327b CO).

Le repère vient du certificat de salaire : une indemnité kilométrique qui n’excède pas 75 centimes fait partie des remboursements qui n’ont pas à être déclarés en montant, si les autres conditions sont réunies (guide 2026, n° 52). Un employé qui doit souvent utiliser sa voiture pour le travail peut aussi recevoir un forfait voiture, déclaré en montant sous le chiffre 13.2.2 (n° 57).

Ce que les notes de frais changent au certificat de salaire

Les remboursements de frais ne font pas partie du salaire brut, mais ils figurent au chiffre 13 du certificat de salaire (guide, n° 49). La façon de les déclarer dépend de la manière de rembourser (page de l’AFC sur le certificat de salaire) :

Les limites du numéro 52 sont précises. Pour que la case 13.1.1 suffise, il faut notamment :

• des nuitées remboursées sur justificatif ;
• un repas principal remboursé à sa valeur effective dans la limite de 35 francs en général, ou un forfait de 30 francs au plus par repas principal ;
• des invitations de clients réglées sur l’original de la facture acquittée ;
• des transports publics remboursés sur justificatif ;
• une indemnité kilométrique de 75 centimes au plus ;
• des faux frais remboursés si possible sur justificatif, sinon par un forfait de 20 francs au plus par jour.

Ces forfaits ne valent que si l’employé est effectivement tenu de voyager, et on ne peut pas les multiplier par le nombre de jours travaillés.

Faut-il un règlement de frais ?

Le Code des obligations n’en impose pas, mais un règlement agréé simplifie beaucoup. La demande se dépose auprès de l’autorité fiscale du canton du siège, et l’agrément couvre les frais effectifs comme les forfaits. Ensuite, seuls les forfaits figurent en montant au certificat de salaire, avec la mention « règlement des remboursements de frais agréé par le canton XY le … » au chiffre 15 (guide, n° 59 et 60).

Les autres cantons reconnaissent ce règlement s’il respecte les modèles de la Conférence suisse des impôts. Le modèle de règlement publié avec le guide fixe par exemple l’indemnité kilométrique à 0,75 franc, prévoit une indemnité forfaitaire mensuelle de 50 francs pour les employés qui doivent utiliser leur infrastructure privée (ordinateur, bureau à domicile), et demande des justificatifs originaux joints à la note de frais.

AVS : les frais ne sont pas du salaire

« Le dédommagement pour frais encourus n’est pas compris dans le salaire déterminant » (art. 9 al. 1 RAVS) : un vrai remboursement de frais n’est pas soumis aux cotisations AVS. Encore faut-il que ce soient de vrais frais : ils se déduisent à leur montant effectif, et l’employeur ou l’employé doit en établir la preuve (directives sur le salaire déterminant, n° 3010). Les indemnités versées régulièrement pour le trajet domicile–travail et pour les repas courants font en principe partie du salaire (art. 9 al. 2 RAVS).

Récupérer la TVA sur les notes de frais

Si votre entreprise est assujettie (à partir de quel chiffre d’affaires ?), elle peut déduire, dans le cadre de son activité, l’impôt qui lui a été facturé (art. 28 LTVA). La facture doit permettre d’identifier clairement le fournisseur, le destinataire et le genre de prestation (art. 26 al. 2 LTVA) ; pour les tickets de caisse jusqu’à 400 francs, le destinataire n’a pas besoin d’y figurer (art. 57 OTVA). Le principe de la libre appréciation des preuves s’applique (art. 81 al. 3 LTVA).

Pour une facture établie au nom de l’employé, ou un forfait versé sans justificatif, voyez avec votre fiduciaire ce qui peut être déduit.

Justificatifs : combien de temps les garder ?

Un justificatif de frais sert de pièce comptable : il se conserve dix ans à partir de la fin de l’exercice, comme les factures (art. 958f CO). Les conditions pour le garder en version numérique, et les exceptions, sont détaillées dans notre article combien de temps conserver ses factures et justificatifs en Suisse.

La loi ne fixe pas de délai pour remettre une note de frais : le remboursement suit le décompte établi par l’employé (art. 327c al. 1 CO). Fixez donc un rythme dans votre règlement ou vos directives internes, et tenez-vous-y.

Traiter les notes de frais dans SwissPME

Le module Notes de frais de SwissPME suit ce circuit. Chaque employé saisit ses frais ligne par ligne et joint son justificatif, en photo ou en PDF. Vous définissez les types de frais de l’entreprise, ceux pour lesquels un justificatif est obligatoire et, si vous le souhaitez, un taux par unité, par exemple par kilomètre. Le responsable approuve la note ou la renvoie avec un motif, et vous suivez ce qui reste à rembourser. Si MailRoom est actif, un récapitulatif de chaque note approuvée y est classé.

Le module ne lit pas les justificatifs automatiquement, ne calcule pas la TVA et ne prépare pas le certificat de salaire : les taux sont ceux que vous saisissez, et le virement du remboursement se fait comme d’habitude.