Engager un collaborateur en Suisse : la checklist administrative

Pour engager un employé en Suisse, l’employeur doit notamment vérifier son autorisation de travail, lui remettre par écrit les points essentiels du contrat au plus tard un mois après son arrivée, être affilié à une caisse de compensation AVS et à une caisse d’allocations familiales, l’assurer contre les accidents et, si son salaire annuel dépasse 22 680 francs, l’affilier à une caisse de pension. S’il y est soumis, il retient aussi l’impôt à la source.

Voici la checklist dans l’ordre où les questions se posent, avec les montants valables en 2026 et, pour chaque point, le texte qui le fonde.

1. Vérifier le droit de travailler en Suisse

« Avant d’engager un étranger, l’employeur doit s’assurer qu’il est autorisé à exercer une activité lucrative en Suisse », en examinant son titre de séjour ou en se renseignant auprès des autorités (art. 91 LEI). Les règles dépendent de la nationalité et de la durée du contrat :

• Ressortissants de l’UE ou de l’AELE, contrat de trois mois au plus : pas d’autorisation, mais une annonce en ligne, au plus tard le jour avant le début de l’activité (SEM).
• UE ou AELE, contrat de trois mois à un an : une autorisation de courte durée, le permis L (SEM).
• UE ou AELE, contrat d’au moins un an ou de durée indéterminée : une autorisation de séjour, le permis B, valable cinq ans (SEM).
• Autres pays : seules les personnes qualifiées sont admises, dans les limites des contingents, et l’employeur doit démontrer que le personnel nécessaire n’a pas pu être recruté en Suisse ni dans l’UE ou l’AELE (SEM).

2. Le contrat et l’information écrite

Le contrat de travail « n’est soumis à aucune forme spéciale » (art. 320 CO). Mais pour un engagement de durée indéterminée ou de plus d’un mois, l’employeur doit informer l’employé par écrit, au plus tard un mois après le début, des points suivants (art. 330b CO) :

• le nom des parties ;
• la date du début du rapport de travail ;
• la fonction ;
• le salaire et les éventuels suppléments ;
• la durée hebdomadaire du travail — et, tant qu’on y est, ce qui se passe au-delà.

Toute modification de ces points se communique aussi par écrit, au plus tard un mois après qu’elle a pris effet. Un contrat écrit qui les contient remplit cette obligation, et c’est le bon moment pour fixer le reste : la durée des vacances, au moins quatre semaines par an (vacances des employés en Suisse), et le remboursement des frais, qu’un forfait ne peut régler que par accord écrit (les règles des notes de frais).

3. Le temps d’essai

Sans accord, le premier mois de travail est le temps d’essai ; pendant ce temps, chaque partie peut résilier le contrat à tout moment avec un délai de congé de sept jours. Un accord écrit, un contrat-type ou une convention collective peut prévoir autre chose, mais le temps d’essai ne peut pas dépasser trois mois. Si le travail est interrompu par une maladie, un accident ou une obligation légale, il « est prolongé d’autant » (art. 335b CO).

4. Le salaire : minimum cantonal, paiement et décompte

Il n’existe pas de salaire minimum fédéral, mais trois cantons romands en ont un :

• Genève : 24,59 francs de l’heure depuis le 1er janvier 2026 (ge.ch).
• Neuchâtel : 21,35 francs de l’heure en 2026, avec un montant inférieur pour l’agriculture, la viticulture et l’horticulture (mémento du canton).
• Jura : 21,40 francs de l’heure, sans les suppléments pour vacances et jours fériés, depuis le 1er juillet 2024 (jura.ch).

Vérifiez aussi la convention collective de votre branche, qui peut fixer ses propres salaires minimaux. Sauf accord ou usage contraire, le salaire est payé à la fin de chaque mois (art. 323 CO), et « un décompte est remis au travailleur » (art. 323b CO).

5. AVS, AI, APG et assurance-chômage

Tout employeur ayant un établissement stable en Suisse paie des cotisations (art. 12 LAVS) et s’affilie à une caisse de compensation : celle de son association professionnelle s’il est membre d’une association qui en a fondé une, sinon la caisse cantonale (art. 64 LAVS). L’employeur retient la part de l’employé sur le salaire et la verse avec la sienne :

Les cotisations se versent chaque mois, ou chaque trimestre si la masse salariale annuelle ne dépasse pas 200 000 francs, et le décompte annuel des salaires se remet dans les 30 jours qui suivent la fin de l’année (art. 34 et 36 RAVS ; mémento AVS 2.01). Pour un salaire qui ne dépasse pas 2 500 francs par année et par employeur, les cotisations ne sont perçues qu’à la demande de l’employé, sauf notamment pour les personnes employées dans un ménage privé et dans certains métiers de la scène, de la musique et des médias (art. 34d RAVS).

6. Les allocations familiales

L’employeur s’affilie à une caisse de compensation pour allocations familiales du canton de son siège (art. 12 LAFam). La loi fédérale fixe des minimums par mois : 215 francs d’allocation pour enfant et 268 francs d’allocation de formation, que les cantons peuvent augmenter (art. 5 LAFam ; OFAS).

7. L’assurance accidents

Les employés occupés en Suisse sont assurés obligatoirement contre les accidents (art. 1a LAA), et l’employeur doit veiller à ce qu’ils le soient auprès d’un assureur autorisé (art. 69 LAA). Selon la branche, c’est la Suva, notamment pour les entreprises industrielles, le bâtiment et les installations, les exploitations forestières ou le travail du métal et du bois avec des machines (art. 66 LAA). Les autres entreprises s’assurent auprès d’un autre assureur autorisé.

Un employé qui travaille au moins huit heures par semaine chez le même employeur est aussi assuré contre les accidents non professionnels ; en dessous, les accidents sur le trajet domicile–travail comptent comme accidents professionnels (art. 13 OLAA).

8. La prévoyance professionnelle (LPP)

Un employé qui reçoit du même employeur un salaire annuel supérieur à 22 680 francs est assuré obligatoirement : contre le décès et l’invalidité dès le 1er janvier qui suit ses 17 ans, et pour la vieillesse dès le 1er janvier qui suit ses 24 ans (art. 7 LPP). La partie du salaire comprise entre 26 460 et 90 720 francs doit être assurée (art. 8 LPP). Un employé engagé pour une durée limitée à trois mois au plus n’est pas soumis à l’assurance obligatoire (art. 1j OPP 2).

L’employeur qui occupe des salariés soumis doit être affilié à une institution de prévoyance (art. 11 LPP), et sa contribution doit être au moins égale à la somme des cotisations de tous ses employés (art. 66 LPP).

9. Le salaire en cas de maladie

Un employé empêché de travailler sans faute de sa part (maladie, accident…) reçoit son salaire « pour un temps limité », si le contrat a duré ou a été conclu pour plus de trois mois : trois semaines pendant la première année de service, puis une période plus longue fixée équitablement (art. 324a CO).

Le Portail PME de la Confédération conseille de contracter une assurance indemnité journalière, qui couvre la perte de gain en cas de maladie ; la moitié des primes peut être facturée au personnel (Portail PME). Vérifiez si votre convention collective en prévoit une.

10. L’impôt à la source

Les employés étrangers qui vivent en Suisse sans permis d’établissement (permis C) sont soumis à l’impôt à la source, sauf s’ils vivent en ménage commun avec un conjoint suisse ou titulaire d’un permis C (art. 83 LIFD). Les travailleurs domiciliés à l’étranger, comme les frontaliers, y sont aussi soumis ; les accords fiscaux avec les pays voisins en règlent les détails (art. 91 LIFD) — renseignez-vous auprès de l’administration fiscale de votre canton.

L’employeur retient l’impôt sur le salaire, remet une attestation à l’employé et verse l’impôt périodiquement à l’autorité fiscale ; il est responsable de son paiement (art. 88 LIFD ; AFC).

11. Le dossier du personnel

L’employeur ne peut traiter que les données qui portent sur les aptitudes de l’employé à remplir son emploi ou qui sont nécessaires à l’exécution du contrat (art. 328b CO). Et ce dossier se garde selon des durées précises, détaillées dans combien de temps conserver les documents de l’entreprise. Le jour où le collaborateur s’en va, c’est la checklist du départ qui prend le relais.

Préparer l’arrivée dans SwissPME

Le module Ressources humaines de SwissPME rassemble le dossier du collaborateur : identité, numéro AVS et IBAN, dont le format est contrôlé, type de permis, taux d’activité, type de contrat, salaire et durée du temps d’essai. À la création du dossier, vous pouvez créer les tâches à suivre, comme la demande de permis, et lister les documents à fournir ; un lien sécurisé permet au collaborateur de compléter ses informations et de déposer ses pièces, que vous validez ensuite. Les contrats se génèrent à partir de vos modèles et se signent en ligne ou par un scan signé.

Le module ne fait ni la paie, ni les déclarations aux caisses, ni les certificats de salaire, et il ne vous rappelle ni la fin du temps d’essai ni l’échéance d’un permis. La signature en ligne est une signature électronique simple, pas une signature qualifiée.