13e salaire : comment le calculer au pro rata

Si votre contrat prévoit un 13e salaire, un collaborateur arrivé ou parti en cours d’année y a droit en proportion des mois travaillés. Pour un salaire de 6 000 francs par mois et une arrivée au 1er avril, cela fait neuf douzièmes : 4 500 francs. Le 13e « suit le sort du salaire », résume l’Inspection du travail de Lausanne : une fois convenu, il est dû comme le reste de la rémunération (art. 322 CO).

Tout change si le montant n’est pas un 13e salaire mais une gratification, versée au bon vouloir de l’employeur : en cas de départ, elle n’est due au pro rata « que s’il en a été convenu ainsi » (art. 322d CO). Le mot écrit sur la fiche de salaire compte moins que ce que dit le contrat.

Le 13e salaire est-il obligatoire en Suisse ?

Non, aucune loi fédérale ne l’impose. L’employeur paie « le salaire convenu, usuel ou fixé par un contrat-type de travail ou par une convention collective » (art. 322 al. 1 CO). Le 13e est donc dû dès qu’il figure dans votre contrat de travail, dans la convention collective de votre branche ou dans un contrat-type, ou qu’il est d’usage chez vous.

Avant de calculer quoi que ce soit, relisez donc le contrat du collaborateur et vérifiez si une convention collective s’applique à votre entreprise. C’est elle qui peut imposer le 13e, et parfois fixer sa propre méthode de calcul.

13e salaire ou gratification : quelle différence ?

Le 13e salaire est un montant fixé d’avance, en général un salaire mensuel. Il fait partie de la rémunération : l’employeur ne peut pas décider, en fin d’année, de ne pas le verser.

La gratification est une « rétribution spéciale » accordée « en sus du salaire » à certaines occasions, comme Noël ou la fin de l’exercice. Le collaborateur n’y a droit « lorsqu’il en a été convenu ainsi » (art. 322d al. 1 CO), et son montant dépend souvent de l’appréciation de l’employeur. Une prime calculée d’après des critères fixés d’avance (le bénéfice, le chiffre d’affaires) se rapproche, elle, d’un salaire variable.

Attention à l’habitude. Une gratification présentée comme facultative peut devenir due si elle a été versée au moins trois années de suite sans réserve « à bien plaire », rappelle l’Inspection du travail de Lausanne, qui s’appuie sur la jurisprudence du Tribunal fédéral. Si vous voulez garder la liberté de ne pas la verser, écrivez-le chaque année.

Comment calculer le 13e salaire au pro rata ?

Le principe tient en une ligne : salaire mensuel × mois travaillés dans l’année ÷ 12. Les exemples ci-dessous partent d’un salaire fictif de 6 000 francs par mois, avec un 13e égal à un salaire mensuel.

Un mois entamé

La loi ne dit pas comment compter un mois commencé ou terminé en route. Une façon simple et défendable consiste à le compter au jour près : quinze jours sur les trente de septembre font une moitié de mois, comme dans le dernier exemple. Si votre convention collective prévoit une autre méthode, c’est elle qui s’applique.

Un salaire à l’heure

Quand un 13e est convenu pour un collaborateur payé à l’heure, il peut être versé sous forme de supplément sur chaque paie : un douzième de ce qui est gagné, soit 8,33 %. C’est un calcul, pas une règle de loi : vérifiez ce que prévoient le contrat et la convention collective.

Que se passe-t-il en cas de maladie ou d’accident ?

Pendant une absence non fautive, le 13e reste dû, mais seulement « au pro rata des semaines couvertes par le salaire », selon l’Inspection du travail de Lausanne. Autrement dit, il suit la durée pendant laquelle vous devez le salaire. Ces durées sont expliquées dans le salaire en cas de maladie ou d’accident.

Si vous avez une assurance perte de gain maladie, regardez le salaire que vous lui avez déclaré. Quand il comprend le 13e, la part du 13e est déjà dans l’indemnité journalière pendant l’incapacité : vous ne la payez pas une deuxième fois.

Quand faut-il verser le 13e salaire ?

C’est le contrat qui le dit : avec le salaire de décembre, en deux moitiés (juin et décembre), ou réparti sur l’année. Pour le salaire mensuel, la règle par défaut est un paiement « à la fin de chaque mois », sauf accord ou usage contraire (art. 323 al. 1 CO).

En cas de départ, n’attendez pas décembre : « à la fin du contrat, toutes les créances qui en découlent deviennent exigibles » (art. 339 al. 1 CO). La part du 13e se paie donc avec le dernier salaire, à côté du solde de vacances. Les autres étapes sont dans le départ d’un collaborateur, et le calcul du solde de vacances dans les vacances des employés.

Pour une arrivée, pensez-y dès le contrat : écrire noir sur blanc si un 13e est versé, et comment il se calcule la première année, évite la discussion en décembre. La liste de ce qu’un contrat doit contenir est dans engager un collaborateur.

Le 13e salaire est-il soumis aux cotisations sociales ?

Oui. Pour l’AVS, le salaire sur lequel on prélève les cotisations comprend « tous les revenus provenant d’une activité salariée », gratifications comprises (mémento AVS 2.01, question 10). Le 13e supporte donc les mêmes retenues que le salaire du mois où il est versé.

Le 13e d’un départ dans SwissPME

Le logiciel Ressources humaines prépare le décompte d’un départ. Quand le poste, ou à défaut l’entreprise, prévoit au moins 13 salaires, il propose la part du 13e : le salaire mensuel brut du poste, multiplié par la part de l’année travaillée, du 1er janvier (ou de l’embauche) à la date de fin, chaque mois compté au jour près. Vous gardez la main sur le montant, qui reste modifiable. Seules les personnes autorisées à voir les salaires le voient.

Ce que le logiciel ne fait pas : il ne fait pas la paie et ne verse rien ; il ne calcule pas le 13e d’une arrivée ni l’effet d’une longue absence ; et si le salaire a changé dans l’année, il part du salaire actuel, à corriger à la main.